Assistant de Direction du Sgc H/F - Fonction publique de l'État

Vos activités principales :

Le secrétariat général commun (SGC) est un service déconcentré de l'État à vocation interministérielle relevant du ministère de l'Intérieur. Il assure, au bénéfice de la préfecture de département et des directions départementales interministérielles, et dans les conditions fixées par un contrat de service, la gestion des fonctions et moyens mutualisés en matière budgétaire, d'achat public, d'affaires immobilières, de systèmes d'information et de communication, de logistique, de ressources humaines, de relation avec la médecine de prévention et de mise en oeuvre des politiques d'action sociale. La direction du SGC est assurée par un directeur appuyé de deux directeurs adjoints.

Placé(e) au coeur du fonctionnement du SGC, vous assurez l'assistance directe du directeur et de l'équipe de direction. À ce titre, vous jouez un rôle pivot dans l'organisation quotidienne, l'anticipation des besoins et la fluidité de la circulation de l'information. Vos missions comprennent :

1. Assistance directe à la direction du SGC :

- Assurer un secrétariat de haut niveau au bénéfice du directeur et des directeurs adjoints : gestion rigoureuse des agendas, organisation des déplacements, anticipation des échéances clés, coordination des priorités
- Préparer et suivre les dossiers stratégiques à présenter au corps préfectoral, aux DDI ou lors de réunions interministérielles
- Élaborer ou finaliser des documents structurants (notes, courriers, comptes rendus, relevés de décisions, tableaux de suivi)

2. Organisation et coordination :

- Planifier et organiser les réunions de l'équipe d'encadrement (directeurs adjoints, chefs de service, référents) : convocations, logistique, ordre du jour, préparation des supports
- Produire des comptes rendus fiables, synthétiques et diffusables dans des délais courts
- Veiller à la fluidité de l'information ascendante et descendante entre la direction et les services, et assurer une diffusion efficace auprès des partenaires internes et externes

3. Fiabilité administrative et appui quotidien :

- Gérer la réception, le tri et la diffusion du courrier (papier et numérique)
- Vérifier les parapheurs, garantir la conformité des documents soumis à signature
- Mettre à jour les tableaux de suivi, gérer la documentation opérationnelle du service et veiller à l'archivage
- Suivre la chronotique sur Casper, assister les agents dans la saisie des ordres de mission et états de frais
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de la direction, avec professionnalisme et confidentialité

4. Rôle transversal et soutien ponctuel :

- Être le point de contact administratif transversal entre les services du SGC, les directions de préfecture, les sous-préfectures et les DDI
- Apporter un appui ponctuel aux autres services du SGC (RH, budget, logistique, SIC) selon les besoins et priorités
- Contribuer à la qualité du service public, engagements Quali ATE service public +

Compétences techniques
Connaître l'environnement professionnel
Avoir des compétences en informatique - bureautique

Savoir-faire
Savoir travailler en équipe
Savoir s'organiser
Avoir rédiger

Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines
Savoir s'adapter
Savoir accueillir

Vos perspectives :
Poste pouvant permettre d'accéder à des fonctions d'un niveau supérieur.
Les missions permettent de développer ses compétences et la connaissance de l'environnement professionnel de l'administration territoriale de l'Etat dans un cadre interministériel.

Durée attendue sur le poste : 3 à 5ans