Gestionnaire de l'Offre de Formation Examens H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
- Loos - 59
- CDI
- Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche
Les missions du poste
Missions du poste
Le-la gestionnaire sera chargé(e) d'assurer l'organisation, le suivi et les résultats d'une partie des examens dont le bureau des examens a la charge.
Ses missions sont susceptibles d'évolution étant donné qu'il s'agit d'une période de mise en place des épreuves nationales dans le cadre de la réforme du second cycle des études médicales.
Le-la gestionnaire travaillera en binôme/en équipe sur ses missions sous la supervision fonctionnelle de la référente du BDE et hiérarchique de la responsable du second cycle (adjointe à la responsable du service) dans une équipe de 14 personnes.
Le service des études et de la formation initiale en URF3S-médecine compte 40 personnes.
Activités principales et associées
Gestion des examens facultaires de MED4 et de MED5 de la création des sujets d'examen à l'organisation matérielle jusqu'à l'organisation et la participation (soutien au président de jury) des délibérations :
*demande des sujets
*Organisation des séances de relectures des dossiers en présentiel : 50 séances par an
*Répartition et information aux étudiants
Gestion des surveillances d'examens : convocation, suivi, relance et remplacement via survex
- Session 1 avec des vacataires d'enseignements
- Session 2 avec les chefs de cliniques
Gestion de la délibération des MED4 et des MED5 :
*entretien préalable avec le président de jury (informations)
*convocation du jury
*Préparation et vérification du Procès verbal
*Publication des résultats
*gestion des recours gracieux avec le Président de jury suite aux résultats et organisation de RDV avec les responsables de discipline
Le profil recherché
Compétences requises
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel
- Connaissance du fonctionnement des composantes des établissements de l'enseignement supérieur
- Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir planifier son activité et respecter les délais
- Capacité d'organisation
- Savoir rendre compte
- Alerter en cas de difficultés
- Collaborer aux activités du service
- Réglementation à respecter
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Savoir-faire opérationnels
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
Aptitude à se former à des logiciels de gestion : APOGEE, moodle, UNESS, ADE
Savoir-faire comportementaux
Sens de l'organisation
Rigueur et fiabilité
Capacité d'écoute /Sens de la discrétion/ savoir rendre compte
Sens relationnel / respect de la hiérarchie
Autonomie/Travail en binôme/ travail en équipe
Disponibilité
Motivation à se former
Domaines de formation et expériences souhaitables
Expérience en secrétariat, gestion administrative
Maîtrise du PAC office