Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité du chef de service, le gestionnaire administratif devra contribuer à l'ensemble des missions liées à l'organisation et à la gestion :
- Des marchés forains
- Des marchés nocturnes
- Des manifestations pilotées par la direction (fêtes de quartiers, Fêtes de Juillet, Grand Boucan...)
- Des animations aux centres villes de Saint-Paul et de Saint-Gilles-les-Bains avec les associations des commerçants
- Du logiciel GEODP (référente GEODP)
- Des actions du service

Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique)

Activités principales :
- Accueillir et orienter le public, les administrés
- Filtrer les appels téléphoniques
- Enregistrer et diffuser les courriers
- Classer et archiver des documents
- Rédiger des notes, courriers, conventions, contrats, comptes rendus...
- Mettre en place et mettre à jour les bases de données pour les différents marchés
- Préparer les dossiers de commissions d'attribution d'emplacements
- Instruire les dossiers relatifs aux marchés forains (vérification des pièces, édition des cartes, relances téléphoniques)
- Instruire les demandes d'emplacements et de location pour le parc Expobat
- Anticiper, recenser et assurer les besoins sur les marchés (forains et couverts)
- Assurer le lien avec les autres Directions/Services de la Commune

Activités spécifiques :
*Référente GEODP
- Mettre à jour la base de données des forains
- Créer les dossiers des nouveaux forains
- Mettre à jour à jour les dossiers des anciens forains
- Vérifier les doublons sur la base de données et les corriger
- Vérifier la validité des pièces administratives
- Editer les cartes d'accès aux marchés forains

Mandataire de la Régie 2 et 6 (encaissement des redevances, comptabilité et transmission des chèques à Rennes)

Formations et qualifications obligatoires :
- Compétences bureautiques et logicielles (Libre Office, GEODP, Dig Dig, logiciels et applications spécifiques à la Collectivité)

Savoir :
- Connaître le fonctionnement et les missions de la Collectivité
- Connaître les procédures administratives
- Connaître les formes et la charte graphique des documents administratifs
- Maîtrise des logiciels de bureautique
- Capacités rédactionnelles

Savoir faire :
- Vérifier la validité des pièces nécessaires à l'instruction
- Rédiger et préparer les documents administratifs pour les demandes
- Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
- Rédiger des courriers
- Prendre contact avec divers interlocuteurs (téléphone et mails)

Savoir être :
- Être diplomate et à l'écoute
- Être aimable, patiente et bienveillante
- Être discrète et respecter la confidentialité
- Être rigoureuse
- Être apte à travailler en équipe
- Être ponctuelle