Secrétaire de Direction au Sein de la Dcppat H/F - Fonction publique de l'État

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :

Fonction assistante de direction :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat
- Assurer la gestion de l'agenda du directeur, planifier les réunions,
- Assurer le suivi du courrier et des courriels des boites fonctionnelles,
- Assurer le suivi des parapheurs de la DCPPAT
- Assurer le suivi de la documentation,
- Rédiger des courriers simples,
- Assurer la mission de correspondant qualité au tire de la labellisation Qual ATE pour la DCPPAT,
- Assurer la mise en ligne des dossiers ICPE, Enquêtes publiques, RAA,
- Assurer le fractionnement des fichiers volumineux pour la mise en ligne,
- Assurer la gestion des demandes de déplacement et états de frais pour mission ou formation dans CHORUS DT,
- Assurer un appui logistique si nécessaire aux différents bureaux de la direction,
- Organiser les visioconférences de la direction.

Fonction assistante de coordination pour le Bureau de la coordination et l'appui aux politiques publiques :
- Préparer les dossiers du corps préfectoral pour les différents réunions interministérielles (préparation matérielle des dossiers...°) saisine des services, rédaction du compte-rendu de CODIR et bilatérales,
- Enregistrer les parapheurs des services de l'État à l'arrivée et au départ, dmeander l'avis des sous-préfectures, apporter les corrections nécessaires,
- Assurer la publication des actes au sein du recueil des actes administratifs.

Dossiers spécifiques :
- En fonction de la charge de travail et de l'actualité de la direction, participer à l'instruction de dossiers simples relevant des services de la DCPPAT,
- Gérer les commandes de fournitures.

Votre environnement professionnel :

Activités du service
Le secrétariat de direction est chargé d'assister le directeur dans l'organisation quotidienne de son travail et de réaliser des tâches d'instruction de dossiers.

Composition et effectifs du bureau
1 agent de catégorie C

Liaisons hiérarchiques
Directeur de la coordination des politiques publiqus et de l'appui territorial

Liaisons fonctionnelles
Autres services de la préfecture, services de l'État, mairie, ministères, etc.

Vos compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel

Avoir des compétences en informatique - bureautique

Savoir-faire
Savoir s'organiser

Savoir rédiger
à aquérir

Savoir-être
savoir s'adapter

savoir communiquer

avoir le sens des relations humaines
niveau pratique
requis
Vos perspectives : Cet emploi doit permettre à l'agent de postuler vers un emploi de gestionnaire - Instructeur administratif
Durée attendue sur le poste : 3 à 5 ans