Assistant de Direction H/F - Nactim

Nactim est une coopérative de travail temporaire à but non lucratif. Elle a été créée par des associations du secteur médico-social dans le but d'accompagner plus de 300 établissements coopérateurs du secteur médico-social, sanitaire et social, en mettant à disposition les compétences des intérimaires NACTIM. Nous faisons intervenir environ 4000 professionnels par an sur diverses missions d'intérim dans nos 9 agences en France.Nous recherchons pour l'un de nos coopérateurs un Assistant de direction H/F, les activités principales se composent en 3 pôles :

SECRÉTARIAT GÉNÉRAL
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Assurer la gestion des mails et des courriers
- Participer à la coordination du travail du service administratif et la continuité du service
- Assurer la rédaction de courrier, des comptes rendus, des rapports d'activité, etc
- Classer, scanner et archiver (classement, gestion des durées de conservation des documents)
- Assurer la diffusion des supports de communication
- Effectuer les différents reportings et enquêtes, recueillir les informations, coordonner en lien avec les différents professionnels concernés et remplir les documents
- Assurer les commandes de fournitures de bureau, ou autres consommables dans le respect du budget alloué, et en assurer le suivi

SPÉCIFICITÉS RH
- Contribuer la planification des remplacements en lien avec les chefs de services
- Participer au processus de recrutement : mise en forme et diffusion des offres d'emploi et de stage, réception des CV, présélections selon des critères précis, organisation des entretiens, envoi des réponses aux candidats
- Assurer les formalités d'embauches du personnel et veiller à la mise à jour des dossiers administratifs du personnel
- Assurer diverses tâches d'administration du personnel
- Rédiger les contrats de travail et avenants selon les modèles pré établis et les règles internes en vigueur
- Participer à la gestion de la mutuelle (adhésions, dispenses, etc) selon les règles internes en vigueur
- Gérer les visites médicales et en assurer le suivi
- Recueillir les données nécessaires à l'élaboration de la paie et les transmettre au technicien paie (absences, etc) (et en externe pour les ESAT : tutelle, curatelle, famille...)
- Administrer les demandes d'acompte et transmettre l'information au service paie
- Assurer la réalisation des déclarations d'accident du travail
- Participer à la gestion de la formation professionnelle
- Assurer le suivi des formations obligatoires ou recommandées (habilitation électrique, SST, évacuation incendie, etc)
- Assurer la gestion administrative des procédures disciplinaires et de licenciements en lien avec la Direction et le service RH
- Contribuer à l'administration des relations avec les Instances Représentatives du Personnel (IRP)
- Assurer le suivi des divers tableaux de bord sociaux

ACTIVITES SECONDAIRES :
- Assister les chefs de service dans la mise en oeuvre des règles d'administration du personnel, le développement RH et dans le suivi du temps de travail
- Participer à des projets transverses au sein de l'établissement et de l'Association
- Réaliser diverses tâches d'interface avec le service comptabilité
- Participer à la gestion des caisses
- Participer à diverses réunions
- Apporter des réponses de premier niveau sur l'ensemble des questions RH et comptables
- Contribuer à l'accompagnement des nouveaux salariés
- Contribuer à la formation des alternants et stagiaires
- Contribuer à la démarche Qualité menée par l'Association et à la promotion du RGPD

Diplôme de niveau 4 exigé : Bac professionnel assistanat de gestion ou de direction

Savoirs : Connaissances des principes de fonctionnement d'un ESMS, serait un plus / Connaissances en administration du personnel / Connaissances générales en comptabilité

Savoir-faire : Capacité d'organisation / Capacité d'adaptation / Capacité à travailler en transversalité / Capacité à travailler en équipe / Capacités rédactionnelles et de synthèse / Capacités à gérer les priorités et à gérer plusieurs dossiers en parallèle / Capacité à s'affirmer / Maîtrise des outils bureautiques

Savoir-être : Etre autonome / Etre curieux / Etre force de proposition / Etre rigoureux / Qualités relationnelles / Etre respectueux des règles de discrétion et de confidentialité