Adjoint·e en Gestion Administrative à Mi-Temps H/F - Universite Clermont Auvergne

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d'un label d'excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables.

ACTIVITES ESSENTIELLES :
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité concerné de la structure
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière...).
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports.), les reproduire et les diffuser.
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier/ les pièces administratives du service et les contrôler.
- Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés.
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité.
- Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques.
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes.
- Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure.
- Classer et archiver les documents/pièces administratives et informations.

COMPETENCES REQUISES :
Connaissances :
- Notions de base des techniques de communication orale et écrite.
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
- Connaissance générale d'un domaine
- Connaissance souhaitée de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement et de ses composantes.
- Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage.
- Savoir tenir une régie de recette (domaine des finances)

Compétences opérationnelles :
- S'exprimer oralement ou par écrit.
- Maîtrise des règles grammaticales et orthographiques
- Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones...).
- Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, power point), le publipostage
- Utiliser le(s) logiciel(s) dédié(s) au domaine d'activité du poste (souhaitée)
- Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures.
- Trier, hiérarchiser et classer les informations.
- Analyser et gérer les demandes d'information.
- Gérer la confidentialité des informations et des données.
- Travailler en équipe et en relation partenariale.
- Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres.
- Enregistrer les messages et rendre compte.
- Elaborer des tableaux de bord financiers

PREREQUIS / FORMATION souhaitée :
- BEP/BAC secrétariat, gestion/comptabilité ou expérience équivalente

SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE :
- Rémunération : INM 366 soit 900.87 € brut mensuel
- Contrat de travail : 17h30 hebdomadaire
- Participation aux frais de transports en commun
- Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents (https://class.uca.fr/)
- Possibilité d'accès, sous condition, à un emplacement parking à proximité
- Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail

Pour l'UCA, l'inclusion et la diversité sont des valeurs importantes. C'est pourquoi nous sommes notamment handi-accueillants.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Assistant comptable, Classement, archivage, Environnement administratif, institutionnel et politique, Gestion administrative du courrier, Méthode de classement et d'archivage, Techniques de secrétariat, Utilisation de logiciels spécialisés, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Mettre à jour un dossier, une base de données, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.