Assistant de Gestion Administratif Polyvalent - Contrat H/F - Conseil Departemental du Finistere

Le Département recrute un assistant (H/F) de gestion administrative polyvalent à temps complet pour la Direction de l'emploi, de l'insertion et du logement. Cette direction pilote la politique départementale d'insertion et d'accès à l'emploi des bénéficiaires du RSA.

Les opérations de contrôles génèrent de nombreuses tâches administratives : vérification des dossiers dans plusieurs bases, réception des appels téléphoniques, ensachage et envoi des courriers, enregistrements des données, classement des dossiers, etc. L'assistant de gestion appuie les contrôleurs dans le suivi administratif des dossiers.

Missions :
Appui administratif à la préparation des opérations de contrôle et gestion des dossiers en cours
- Vérifier pour chaque situation dans le logiciel partenaire Caf, la situation administrative et les ressources et/ou déclarées
- Préparer le mailing des envois de contrôles chaque mois (préparation des courriers type à transmettre à chaque allocataire)
- Implanter la liste des contrôles dans le tableau de bord de gestion et d'impact financier

Appui administratif aux suites données aux contrôles
- Enregistrer tous les dossiers entrants (date de réception)
- Répondre aux allocataires qui sollicitent par téléphone des renseignements (ex : confirmer la bonne réception de leur dossier, conseil dans les démarches à effectuer pour le montage du dossier)
- Sur la base des observations réalisées après analyse du dossier par les contrôleurs, renseigner les courriers de complétude des dossiers en énumérant les documents manquants à retourner avec le délai à respecter
- Gérer les envois aux allocataires
- Renseigner le tableau de bord de pilotage de l'activité pour chaque opération, pour chaque dossier au fil de l'eau
- En lien étroit avec les contrôleurs et les responsables du service, éditer le mailing de toutes les non réponses aux contrôles et éditer les décisions de suspensions de rsa, ou de mainlevées de suspensions ou de radiation du dispositif
- Renseigner dans le tableau de bord toutes les décisions prises et les mois d'imputation des décisions
- Lorsque les analyses des dossiers sont terminées, éditer toutes les conclusions (conformité ou non-conformité) et envois aux allocataires
- Transmettre via oodrive à la Caf ou à la MSA toutes les décisions ou conclusions de contrôles pour suite à donner

Classement

Compétences :
- Recevoir, filtrer tous types de messages
- Mise en oeuvre de tableau de bord
- Maîtrise de l'outil informatique indispensable : connaissance approfondie des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), capacité et intérêt pour utiliser et s'approprier les outils informatiques
- Sens de l'organisation, rigueur

Savoir être :
- Capacité d'organisation
- Capacités d'apprentissage et d'adaptation
- Sens du travail en équipe
- Discrétion

Experience : 12 Mois

Compétences : Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.