Assistant - Assistante Administrative Centre de Formation H/F - a Rythme Ethique

Dans le cadre du développement de notre activité de formation professionnelle, nous recrutons un-e assistant (e) administrative d'Organisme de Formation polyvalent-e pour assurer :

1. Suivi administratif des formations :
Vérifier la validité des dossiers d'inscription
Saisir les informations sur le logiciel Digiforma
Envoyer les documents administratifs aux apprenants
Mettre à jour les tableaux de suivi internes
Vérifier les connexions aux formations et accompagner les apprenants

2. Suivi des formateurs et des sessions :
Saisir les fiches programmes
Envoyer les accès aux formateurs
Assurer la conformité des documents
Vérifier les étapes de déclaration

3. Relation client (apprenants et partenaires) :
Répondre aux demandes par mail, téléphone ou WhatsApp
Faire le lien entre formateur-rice et apprenant-e
Relancer si nécessaire pour compléter les dossiers

4. Accueil ponctuel dans les locaux
Accueillir les groupes
Vérifier la mise à disposition du matériel (tableau, écran, Wi-Fi.)

Profil recherché :
À l'aise avec les outils numériques (Drive, messagerie, téléphone)
Bon niveau d'expression écrite et orale
Rigueur, autonomie, sens de l'organisation, et discrétion

Ce que nous offrons :
Formation sur les bases Qualiopi
Formation interne aux outils (Digiforma)

Experience : 2 An(s)

Compétences : Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Techniques de communication orales, écrites et numériques, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Accueillir, orienter, renseigner un public, Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail, Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.), Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants, Gérer un planning, Maintenir à jour les dossiers administratifs, Maintenir une relation clientèle de qualité

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.