Assistant de Direction - Mairie d'Orsay H/F - Fonction publique Territoriale

Au sein de la direction générale adjointe des services techniques, de l'urbanisme et du numérique, et sous la responsabilité de la cheffe du pôle ressources et relations à l'habitant, vous intervenez avec votre binôme sur toutes les missions d'assistance aux directions et de gestion administrative.

MISSIONS PRINCIPALES :
Assistanat et secrétariat au profit des directions
- Assistance à l'organisation de la vie professionnelle des Directeurs de la DGASTUN (accueil téléphonique et physique,
gestion des agendas, prise de rendez-vous, organisation de réunions, prise de notes et travaux de mise en forme
bureautique)
- Aide dans la gestion de projets pilotés par les Directeurs
- Suivi des absences et congés
- Gestion des fournitures et des véhicules en auto partage
Gestion et suivi des signalements via « Orsay Connect »
- Attribution des signalements sur la GRC aux services concernés.
- Mise en place d'un tableau de suivi des demandes
Rédaction et suivi des arrêtés de voirie
- Rédaction et suivi des arrêtés de voirie (après validation du CPI,)
- Rédaction des arrêtés avec RODP : calcul et suivi des RODP.

Suivi des demandes des administrés dans le cadre du domaine de la proximité (mail, appels, post office)
- Suivi administratif dans le logiciel "Post Office" pour les sujets en lien avec la Proximité.
- Rédaction de courriers administratifs.
- Répondre aux usagers afin de collecter leur demande et attribuer le signalement au bon service

Coordination des conseils de quartiers trimestriels
- Coordination et mise en place matérielle en lien avec l'élue à la démocratie participative.
- Invitation des services en fonction de l'ordre du jour défini par l'élue.
- Compte-rendu et suivi des différents conseils de quartiers.
- Assister physiquement aux conseils de quartiers

Coordination des travaux de rédaction des rapports d'activité
- Collecte des synthèses des activités auprès des responsables des services
- Préparation des rapports suivant la trame préétablie par les directeurs
Assistance administrative aux directeurs et responsables de la DGASTUN
- Aide à la préparation des délibérations, des commissions (urbanisme, travaux, développement économique)
- Demandes d'autorisations administratives diverses
- Pré archivage des dossiers

PROFIL RECHERCHE :
Vous avez une expérience confirmée dans des fonctions similaires ;
Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques ;
Vous possédez des qualités d'organisation, de communication, de gestion du temps et des priorités ;
Vous maitrisez le rédactionnel et votre expression orale est également d'un bon niveau ;
Vous savez vous adapter à différents interlocuteurs
Vous maitrisez les procédures administratives et savez rédiger des actes relatifs
Vous faites preuve de discrétion, de diplomatie et de respect de la confidentialité ;
Vous montrez une aisance relationnelle et un bon esprit d'équipe tout en sachant travailler en autonomie.