Secrétaire Pédagogique Master H/F - Universite Paris-Saclay

Missions principales de l'agent-e :

Il s'agit d'assurer en autonomie les aspects administratifs liés au déroulement des M2, suivant le calendrier indicatif suivant :

De juillet à octobre :

Suivi et soutien des étudiants (tout particulièrement les étudiants étrangers) dans leurs démarches administratives : inscriptions, hébergements...
Coordination avec la DISI de CentraleSupélec pour la Création des listes des courriels des étudiants inscrits dans cet établissement pour une finalité PIE.
Participation à la réunion de rentrée

De juin à avril :

Gestion administrative du master :
réservation des salles
gestion de l'emploi du temps, mise à jour en temps réel des pages web dédiées
suivi de l'assiduité des étudiants
tirage des polycopiés
participation à la mise en place et au suivi des travaux pratiques
préparation des examens (reproduction des sujets, préparation des copies et des listes d'émargement)
collectes des notes et éditions
Interface avec les étudiants, avec les enseignants en assurant une permanence d'accueil,
Accueil des enseignants vacataires, suivre les dossiers pour le paiement des heures de cours complémentaires à la Faculté des sciences d'Orsay,
Diffusion des informations vers les étudiants, les enseignants, les responsables,
Suivi des heures réalisées par les enseignants,
Accompagnement pédagogique : réception des choix d'UE des étudiants
Information et accompagnement des enseignants (notamment intervenants extérieurs),
Collecte, diffusion et archivage des offres de stages et de thèses,
Information et orientation des étudiants dans leur recherche de stage
Coordination avec les gestionnaires administratifs des établissements partenaires : ENS Paris-Saclay, CentraleSupélec, IOGS, Polytech Paris-Saclay,
Collecte pour mise en signature des attestations de validation d'UE pour les doctorants,
Suivi des pages web des formations, en français et en anglais,
Préparation et participation à la remise des diplômes.

De mars à septembre :

Suivi administratif des étudiants en stage : collecte des rapports de stage et des fiches d'évaluation, préparation des soutenances (planning des soutenances, réservation des salles.)

De février à août :

Vérification et classement des dossiers de candidature, suivi du devenir des diplômés (annuaire des anciens),
Suivi et envoi des diplômes pour l'année précédente,
Gestion de l'annuaire des contacts des formations,
Enquête sur le devenir professionnelle des étudiants de l'année précédente.

Type du contrat : CDD 1 an
Profil

Connaissance, savoir :

Apporter des réponses à des besoins spécifiques des étudiants-es
Utiliser les outils bureautiques ; enregistrer et classer les documents, savoir rendre compte
Travailler en équipe, mettre en oeuvre des procédures et des règles de responsabilité particulières à la coordination d'équipes enseignantes : calendrier, jury, examens
Connaissances sur la législation qui encadre l'activité professionnelle
Outils bureautiques : Word, Excel, Photoshop
Saisies Apogée et manipulation de la base de données PStage et maîtrise de ses fonctionnalités

Savoir-faire :

Connaissances générales de l'organisation et du fonctionnement des universités et écoles d'ingénieurs, de la structure et de leurs partenaires institutionnels ou contractuels
Connaissance de la réglementation et de l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche, des Master 2
Connaissance des techniques de secrétariat, gestion administrative
Maîtrise des techniques d'élaboration de documents, présentation, rapports, compte-rendu
Hiérarchiser les priorités, gérer les urgences et prendre des initiatives adaptées
Maîtriser les outils informatiques (bureautique avancée, site web)

Experience : 12 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Contrôler la conformité des données, Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier, Utiliser les outils numériques

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.