Assistant Administratif H/F - Uri Cfdt aura - Uti 42 43

La CFDT est le premier syndicat français en nombre d'adhérents et en représentativité. Elle est 1er dans le privé depuis 2017 et 2ème dans la fonction publique.

Les Unions régionales interprofessionnelles (Uri) sont des structures CFDT de proximité.

Elles agissent sur le terrain pour résoudre les problèmes communs à une région, tant en matière d'emploi et de formation professionnelle que de lutte contre l'exclusion, de protection sociale ou d'amélioration des équipements collectifs.Depuis notre antenne de Saint-Étienne, la CFDT Auvergne-Rhône-Alpes travaille à apporter des réponses concrètes aux salarié.es de la région. En remplacement à mi-temps de notre assistante administrative, vous contribuez en collaboration avec elle à ce processus, en fournissant une aide précieuse pour assurer la fluidité des missions de l'équipe.

Vos principales missions seront les suivantes :

Cadre de la mission 1 :
- Accueillir, orienter, renseigner les travailleurs et les militants
- Accueil physique et téléphonique, gestion du standard, traitement des mails et du courrier
- Répondre aux demandes qui relève de la mission d'accueil (gestion des agendas, réservation des salles, transmission d'information.) et/ou orienter les personnes selon leur demande (prise de rendez-vous, mise en relation interne ou externe.)
- Préoccupation quant à l'environnement et aux conditions d'accueil (rangement du matériel, configuration des salles, gestion des affichages et revues, accueil café/viennoiserie.)

Cadre de la mission 2 :

- Gestion administrative de dossiers revendicatifs ou support
- Aide à la production ou mise en forme de documents (convention, projets, bilans.), transmission, classement, mobilisation et compilation d'éléments pour faciliter leur exploitation ou leur communication.
- Gestion administrative de base de données (mandatés, organismes, justificatifs.). Appui logistique (distanciel ou présentiel) ou administratif (programmation, aménagement des salles, accueil), pour les activités récurrentes (journées à thème, formation, réunion.) ou exceptionnelles (projet, événements, services aux syndicats.).

Cadre de la mission 3 :

- Participer à la préparation du calendrier, du catalogue, et à la mise à jour des documents administratifs (feuille d'émargement, liste de participants, attestations, chevalets, note de frais).
- Suivre la communication autour de l'offre de formation, anticiper et préparer les relances auprès des syndicats, et proposer des modalités ou support de communication exceptionnels.
- Organiser des sessions de formation dans le respect des procédures et en relation avec les responsables (Lancement, relance, collecte des inscriptions et conventions, convocation, suivi dans le logiciel GFOSYEL, édition des documents, préparer les boites à outils pour la formation, anticiper et gérer la salle, la restauration, l'hébergement. et l'accueil des formateurs et de stagiaires, récupérer le dossier administratif dont la feuille d'émargement, établir l'ordre de facturation et gérer les notes de frais des formateurs et/ou des stagiaires).
- Participer à la conceptions des bilans trimestriels et de fin d'année en compilant les éléments de reporting.
- Gestion de l'information entrante et sortante, transmission et classement, préparation et/ou mise en forme de mail et de support de présentations.
- Aide à la production ou mise en forme de documents (convention, projets, bilans.), transmission, classement.
- Gestion administrative de base de données (mandatés, organismes, justificatifs.).
- Appui logistique ou administratif (programmation, aménagement des salles, accueil), pour les activités récurrentes (journées à thème, formation, réunion.) ou exceptionnelles (projet, événements, services aux syndicats.).

Qualifications :
BTS Assistant de direction ou similaire / + de 3 années d'expériences réussies en assistance de direction

Avantages :
Participation au transport en commun à 100%
Titre restaurant à hauteur de 10€ (60% pris par l'employeur)
Proratisation du 13ème mois

Poste à pourvoir à la rentrée 2025, fin du CDD fixée à la fin du mi-temps thérapeutique de notre assistante
Jours de travail : Mercredi et Vendredi.

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative d'une activité, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Maîtrise du Pack Office, Excel - Maîtrise des TCD, Word - Maîtrise du publipostage

Langues : Français souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités des syndicats de salariés

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).