Assistant de Projet H/F - Etab Public Amenagement Euromediterranee

MISSIONS :
Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Adjointe de l'aménagement, l'assistant(e) projet assure une fonction d'assistance aux projets sur les territoires opérationnels qui lui sont confiés en collaboration avec les directeurs ou responsables de projet en charge de leur développement.

Les missions principales sont les suivantes :
I - Assistance projets sur les territoires opérationnels :
Organisation de nombreuses réunions complexes, de comités internes, prise de rendez-vous, gestion d'agendas (outlook) ;
Appui du secrétariat de la direction générale pour l'organisation des comités avec les partenaires extérieurs type élus du territoire ;
Mise en place et actualisation d'outils de suivi (base de données, tableau de bord, chronos.) ;
Enregistrement, classement, diffusion des données en lien avec les assistant(e)s des autres services et directions pour assurer un bon partage et une coordination transversale ;
Réalisation et mise à jour des présentations de projets type préparation de présentations PowerPoint, tableaux d'avancement, fiches de synthèse ;
Secrétariat : gestion des appels téléphoniques, mise en forme et envoi de courriers, archivage, gestion logistique, mise en place de salle de réunions, visioconférences, accueil des participants.

- Suivi administratif et financiers des projets :
Suivi des procédures projet : prévision et montage des comités internes, suivi des circuits administratifs internes et externes des documents sous format dématérialisé comme matérialisé. ;
Assistance au lancement des éventuelles consultations : constitution des dossiers de consultation, suivi des dossiers pour la passation des marchés (aide à la mise au point, passation, notification des marchés publics/MAPA)
Utilisation des outils informatiques internes (SIFOW/SIGOW/GED/.)
Suivi de l'exécution administrative et financière des marchés ou bons de commandes, établissement des bons de commande, ordres de service, certificats administratifs, décisions.
Renseignement et suivi des outils et tableaux de gestion permettant de suivre l'exécution des commandes (marchés, bons de commande.)
Suivi de l'exécution (engagement, facturation, paiement) des commandes en appui des directeurs/responsables de projet.
Gestion des factures erronées en appui des directeurs/responsables de projet, mise en relation entre le service financier de l'EPAEM et les prestataires pour résolution.

COMPETENCES / EXPERIENCE :
Expérience de 5 ans minimum dans les métiers de l'aménagement et/ou de la construction ;
Maîtrise des outils informatiques : outlook, Word, Excel, power point, acrobat,.
Qualités rédactionnelles et de présentation
Aisance à l'oral dans les échanges
Connaissance du cadre législatif et règlementaire du secteur public et des marchés publics

QUALITES PERSONNELLES :
Sens de l'organisation, réactivité et anticipation,
Capacité à travailler en équipe
Capacité d'écoute et de communication,
Capacité d'autonomie et d'initiative

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :
- Forfait Mobilités Durables
- Titres restaurants
- 22 jours de RTT
- Intéressement
- Plan d'épargne entreprise / Plan d'épargne retraite
- Télétravail possible
- Service d'Assistance Sociale du Travail

Experience : 5 An(s)

Compétences : Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Mettre à jour un dossier, une base de données, Utiliser les outils numériques, Classer des documents

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Promotion immobilière d'autres bâtiments