Assistant du Cabinet du Maire - Saint-Mandé H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité du Directeur de Cabinet, vous faciliterez le travail de M. le Maire et de son Cabinet sur le terrain et au sein de la collectivité. En binôme avec une seconde assistante, vous serez notamment en charge d'assurer l'assistanat du Maire et de son cabinet, l'interface entre les élus et les divers interlocuteurs et la gestion administrative courante et logistique du cabinet du Maire.

Assistanat du Maire et de son cabinet :

- Gérer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire,
- Organiser l'activité quotidienne du Maire et gérer son agenda et celui du Directeur de cabinet (organisation de réunions, préparation des dossiers, prises de RDV, gestion des invitations aux événements organisés par la ville...),
- Contribuer à la préparation des bureaux des adjoints et des réunions de la Majorité Municipale en lien avec le Directeur de Cabinet,
- Traiter les courriers, notes et méls entrants et sortants du Maire (réception, tri, diffusion, préparation des éléments de réponse),
- Rédiger les courriers à la demande de M. le Maire et/ou du Directeur de Cabinet et les comptes rendus de réunions,
- Assurer le classement et archivage.

Relations internes et externes
- Assurer les relations quotidiennes avec l'ensemble des services municipaux et s'assurer de la transmission des différents éléments nécessaires à l'élaboration des dossiers,
- Réaliser l'interface entre le Cabinet, les élus et la Direction Générale,
- Entretenir et maintenir les contacts avec la population et les différents interlocuteurs de la commune (associations, partenaires...).

Gestion des permanences de M. le Maire
- Contribuer aux permanences logements (interventions auprès des bailleurs sociaux) et suivre les dossiers en lien avec le Chef de cabinet,
- Préparer les dossiers pour la commission d'attribution des logements (en lien avec l'administration),
- Echanger avec le CCAS et le Service Hygiène et Sécurité pour le suivi des dossiers logements,
- Demander les éléments d'information auprès des services afin de constituer les dossiers de rendez-vous.

Vous êtes titulaire d'un Baccalauréat + 2 avec une première expérience sur un poste similaire.

Vous avez une excellente maîtrise des logiciels bureautiques ainsi que de l'environnement des collectivités territoriales.

Vous avez une excellente qualité rédactionnelle, vous êtes reconnu pour votre écoute, votre communication mais aussi pour votre discrétion professionnelle et de plus vous êtes en capacité d'évaluer l'urgence d'une demande.

Doté d'une rigueur et d'un sens de l'organisation sans faille, vous appréciez le travail en équipe et vous êtes capable d'être force de proposition.

Particularités du poste

Grande souplesse horaire et grande disponibilité, ainsi qu'une grande capacité à gérer les situations d'urgence dans les périodes de surcharge de travail liées à l'activité de M. le Maire.

Conditions d'accueil

- 37h45 / Semaine avec 25 jours de congés annuels et 16 jours RTT,
- Recrutement selon conditions statutaires,
- Rémunération par voie statutaire (catégorie B) ou à défaut par voie contractuelle, régime indemnitaire, prime annuelle (sous conditions),
- Compte épargne temps monétisable,
- Action sociale proposée via le CNAS (sous conditions),
- Participation à la mutuelle et à la prévoyance,
- Accompagnement à la formation.

Ce poste est accessible aux personnes en situation d'handicap.