Secrétaire de Scolarité - Institut National Sup Enseignement Artistique Marseille Med Inseamm H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité hiérarchique du/de la Directeur/trice des études, le.la secrétaire de scolarité assure la gestion administrative ainsi le suivi des activités du service et de la scolarité des élèves. Il/elle travaille en collaboration avec les équipes pédagogiques et la coordinatrice pour garantir le bon fonctionnement de l'organisation des enseignements.

Activités principales :
Accueil physique et téléphonique des usagers
* Informer le public sur les cursus du conservatoire, les modalités d'inscription et le déroulement des cours
* Accueillir, accompagner et orienter les usagers pour toutes les démarches liées à la scolarité

Gestion des dossiers administratifs et pédagogiques des élèves
* Collecter, saisir et traiter les données relatives aux élèves dans le logiciel métier (pré-inscriptions, réinscriptions, absences, assiduité...)
* Mettre à jour les tableaux de bord de suivi de l'activité

Gestion administrative des activités du service
* Elaborer tous travaux bureautiques liés à l'activité du service (courrier, compte-rendu...)
* Accompagner les enseignants dans l'organisation des enseignements
* Mettre à jour les emplois du temps des enseignants et informer les familles des modifications
* Suivre le planning des salles de cours (logiciel dédié)
* Traiter les demandes particulières liées à la scolarité (demande d'exemption, obtention d'attestation ou de diplômes)
* Assurer le suivi de domaine thématique, département, catégorie d'élève, etc.
* Classer et traiter les archives, en lien avec la direction
* Organiser les évaluations, concours et commissions.

Activités accessoires :
* Effectuer des permanences lors de manifestations organisées par le conservatoire
* Assurer toute mission liée au service public dans le respect du cadre d'emploi

* Bac ;
* Expérience sur fonctions équivalentes souhaitée ;
* Connaissance des outils bureautiques courant (traitement de texte, messagerie courriels, etc.) ;
* Sens du travail en équipe ;
* Bon relationnel avec le public (enfant et adulte) ;
* Rigueur, fiabilité, discrétion ;
* Ponctualité ;
* Adaptabilité et disponibilité.