Assistant - Assistante de Direction H/F - Centre Hospitalier Sainte Anne

Le Groupe Hospitalier Universitaire Paris psychiatrie & neurosciences est né le 1er janvier 2019 des rapprochements des hôpitaux Sainte-Anne, Maison Blanche et Perray-Vaucluse. Leader dans le soin, l'enseignement et la recherche portant sur les maladies mentales et le système nerveux, le GHU Paris emploie 5600 hospitaliers répartis dans 100 sites parisiens, ainsi que des unités à dimension médico-sociale dans le 91 et le 93.Organisation du travail : Travail en équipe
Horaires : Roulement à définir sur une amplitude de 9h00 à 17h30
Spécificités liées à la fonction : Travail sur écran - organisation individuelle du travail - prise d'initiative

DESCRIPTION DE LA DIRECTION
La Direction des Ressources Humaines est organisée en 5 structures :
1 - Pôle développement des RH comprenant 4 secteurs (protection sociale, contrôle de gestion, missions transversales, SIRH) ;
2 - Pôle Carrière ;
3 - Pôle santé, social et prévention (dans lequel les 2 psychologues du travail sont intégrés) et affaires générales ;
4 - Pôle Paie, mobilité et Gestion du Temps de Travail ;
5 - Formation Continue.

DESCRIPTION DU POSTE
Le ou l'assistante de direction travaillera au sein du secteur des affaires générales sous l'autorité d'un attaché d'administration hospitalière, d'un adjoint des cadres encadrant l'équipe des chargés d'accueil.

Le ou l'assistante de direction devra être polyvalent et savoir travailler en équipe.

MISSIONS
Les principales missions seront les suivantes :

- Gestion des agendas des directeurs, des attachés d'administrations et des adjoints des cadres
- Accueil physique et téléphonique
- Traitement et dispatching des parapheurs
- Planification et organisation des réunions de la direction des ressources humaines
- Suivi des tableaux de bord
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Commandes spécifiques des stocks de matériels
- Mise à jour de l'annuaire interne
- Organisation, classement et archivage des documents

Les missions confiées peuvent évoluer en fonction des besoins et de l'actualité de la Direction des Ressources Humaines

PROFIL
Diplômé(e) par un Bac +2 Assistant(e) de Direction ou d'une expérience confirmée de deux années minimums dans le domaine du secrétariat, vous avez impérativement le sens du service et du binôme.
Respectueux(se) des process, ayant le sens du détail, vous savez collecter l'information et vous organisez pour orchestrer des actions dans des délais impartis.
Structuré(e), vous savez gérer les priorités et donner un rythme à vos actions.
Maîtrisant les outils bureautiques (Word, Excel), vous possédez une aisance à la fois rédactionnelle et relationnelle.

La ou le candidat devra avoir le sens de la diplomatie, une capacité à gérer les priorités ainsi qu'une discrétion professionnelle. Son goût pour les relations humaines, son sens de la méthode et de la communication seront un atout particulièrement apprécié.

Experience : 6 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.