Adjoint en Gestion Administrative et Accueil en Hebergement - Crous de Toulouse-Occitanie H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Activités principales :

Secrétariat et gestion administrative :
- Assure l'accueil physique et téléphonique des usagers, la gestion du courrier et de la boîte mail de la résidence,
- Assure la gestion locative des logements : contrôle les dossiers et effectue les relances nécessaires, saisit les données dans les logiciels métiers suit le planning de remplissage de la résidence, sous le contrôle du responsable de l'unité de gestion, en lien avec le service logement,
- Gère les réservations, préavis de départ et remonte les informations lors des campagnes de renouvellement,
- Traite les états des lieux d'entrée et de sortie, assure la remise et la restitution des clés,
- Prépare les documents administratifs demandés par les résidents tout au long de l'année (attestations de résidence, quittances...),
- Prépare les documents demandés par la CAF et les organismes partenaires (Garantme, Visale),
- Assure le suivi et le traitement des aides pour le logement en lien avec la CAF,
- Encaisse les redevances et autres prestations,
- Prépare les droits constatés sous le contrôle du responsable de l'unité de gestion,
- Aide à la préparation des relances des débiteurs et des dossiers contentieux,
- Aide à la saisie des bons de commandes, des services faits, au suivi des factures du pôle hébergement,
- Veille au respect du règlement intérieur par les résidents,
- Accueille les entreprises et suit la réalisation des prestations extérieures,
- Saisit les bons d'intervention pour les réparations, les bons de commande et les services faits.

Accueil et animation de la vie étudiante :
- Organise et assure la qualité de l'accueil,
- Veille au bien-être et facilite la vie des résidents,
- Gère les situations d'urgence,
- Alerte l'équipe de direction sur les situations particulières rencontrées au sein des résidences,
- Collabore avec le service animation.

Compétences opérationnelles :
- Maîtrise de Word et Excel (ou suite Office),
- Qualité d'expression écrite et orale,
- Bon niveau d'anglais parlé et écrit souhaité,
- Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et des missions du Crous.

Compétences comportementales :
- Sens du service public,
- Aptitude à agir dans un cadre défini par la hiérarchie et savoir rendre compte,
- Qualités d'analyse,
- Capacité à gérer l'urgence et faire face à l'imprévu,
- Sens de l'écoute et des relations humaines,
- Aptitude au travail en équipe, à la médiation,
- Rigueur, organisation et réactivité.