Assistant de Direction - Ccas de Cachan H/F - Fonction publique Territoriale

IDENTIFICATION DU POSTE
Libellé du poste : ASSISTANT (E) DE DIRECTION
Direction / Service : Direction du Développement Social, des Solidarités et de la Santé
Catégorie : B /C
Cadre d'emplois : Rédacteur/ Adjoint administratif

DESCRIPTIF DU POSTE
MISSIONS :
Placé(e) sous l'autorité de la Directrice du Développement Social, des Solidarités et de la Santé, vous apportez une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers de la Direction.
Vous contribuez à la mise en ½uvre des actions dédiées à la population âgée dans les actions visant la lutte contre l'isolement et la perte d'autonomie

CONDITIONS D'EXERCICE DES MISSIONS / ENVIRONNEMENT DU POSTE
Lieu de travail :
Direction du Développement Social, des Solidarités et de la Santé

Temps de travail :39 h

Horaire de travail :
08h15 - 12h00 / 13h30 - 17h15
1607 heures selon les modalités définies par délibération

FONCTIONS ET ACTIVITÉS
Le secrétariat de la Direction :
Réaliser l'accueil téléphonique et physique de la Direction
Assurer la gestion du courrier de l'ensemble de la DDS
Organiser, planifier et préparer les rendez-vous et les réunions
Réaliser et mettre en forme des écrits
Actualiser, classer et archiver les dossiers de la Direction
Effectuer des requêtes et des statistiques
Participer au suivi des projets et des activités de la Direction.
Assurer le secrétariat des commissions veille sociale, impayés locatifs, prévention des expulsions et du réseau gérontologique local.
Gérer les fournitures de l'ensemble de la DDS et demandes d'interventions logistiques

Le secrétariat du Conseil d'administration du CCAS :
Élaborer le calendrier des séances.
Assurer la gestion logistique
Préparer les dossiers du Conseil d'Administration (ordre du jour, feuilles de présence, projets de délibération...) en lien avec la directrice et le Secrétariat général.
Assurer la transmission des dossiers (validation et envoi aux participants) ainsi que le lien avec les administrateurs (quorum)
Procéder à la rédaction du compte rendu, du procès-verbal et des actes pour leur transmission et publication en lien avec le Secrétariat général.
Réaliser la diffusion et le suivi des points en lien avec les services.

Le suivi de la gestion du personnel :
Réaliser l'intégration administrative des nouveaux agents placés sous l'autorité de la directrice et de la direction adjointe.
Réaliser le tableau des permanences mensuelle
Suivre les jours de congés spécifiques
Suivre les absences pour grève

La contribution au groupe de travail du Plan canicule :
Réaliser le secrétariat du registre nominatif
Participer aux réunions dédiées et aux bilans

La participation aux actions du service Loisirs seniors Ville :
Accueillir et procéder à l'inscription initiale des personnes retraitées sur le fichier des Loisirs Ville du CCAS
Gérer le fichier d'inscription aux loisirs seniors en lien avec le secteur Loisirs seniors Ville du CCAS.
Participer à la gestion administrative des inscriptions trimestrielles des seniors aux activités de loisirs du secteur.
Réaliser en duo avec le secteur Loisirs seniors Ville la préparation, l'organisation, le déroulement et le bilan du Thé dansant, des coffrets gourmands et du banquet annuel

Missions secondaires :
Assurer par roulement avec les autres agents de la DDS, les missions d'accueil physique et téléphonique de l'accueil général de la DDS sur les temps de permanence et en cas de nécessité

Missions occasionnelles :
Participer aux appels et aux actions en direction des personnes isolées et vulnérables dont le plan canicule.