Assistant Direction Petite Enfance et Jeunesse - Commune de Mandelieu la Napoule H/F - Fonction publique Territoriale

Assistant de la Direction de la Petite Enfance et de l'Education-Jeunesse.

Missions principales :
Missions d'assistante de direction, gestion du secrétariat et des agendas des deux directrices de la Petite Enfance et de l'Education-Jeunesse :
- Assurer la fonction d'interface des deux directrices (crèches, relais Petite Enfance, Accueils Collectifs de Mineurs, Club ados, périscolaires, écoles, délégataire restauration et partenaires) ;

* Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers, prises de note, comptes-rendus ;

* Rédaction et suivi des courriers et mails ;

* Mise à jour et suivi de tableaux de bords de pilotage, assurer le retour aux personnes concernées à propos de dossiers ou actions ;

* Suivi des dossiers du bureau municipal et des commissions municipales du secteur en assurant le lien avec les différentes personnes concernées.

* Assurer le secrétariat des deux directions :
- Gestion de l'agenda et des priorités ;
- Gestion des flux de documents entrants et sortant ;
- Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous ;
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée (tableau, graphique, présentation PowerPoint, etc) ;
- Préparation et organisation de rendez-vous et réunions.

* Gestion des Représentant des Parents d'Élèves ;
* Gestion de la tournée des travaux (crèches, écoles, centres de loisirs, réfectoires) ;
* Gestion des EFM (logiciel de petits travaux) ;
* Gestion et redirection de la boite mail en fonction du service concerné (degré d'importance, d'urgence), filtrer, rediriger et transmettre.

* Gestion mise à jour des formulaires (site - console publication - espace citoyens) ;
* Lien avec les élus, les écoles, les communes.

Missions particulières :
* Référente informatique et logiciel ARPEGE CONCERTO ;
* Coordination du pole accueil des services Petite Enfance et de l'Education-Jeunesse.

Savoir-faire :
- Maîtrise des logiciels métiers : Concerto, Astre, Gecco, logiciel courrier MEM ;
- Maîtrise de logiciels bureautique : Outlook, Excel, Word ;
- Maîtrise des règles de secrétariat, de comptabilité spécifique aux collectivités ;
- Communiquer et faire preuve de pédagogie ;
- Travailler en équipe ;
- Enregistrer et classer les documents ;
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie ;
- Accompagnement ;
- Superviser un agenda et les prises de rendez-vous.

Savoir être :
- Qualité relationnelle : disposer d'une bonne expression orale et écrite ;
- Réactivité et facilité d'adaptation et d'exécution ;
- Sens de l'organisation et d'observation ;
- Rigueur et fiabilité ;
- Curiosité et intérêt professionnels ;
- Diplomatie, écoute, accueil de qualité du public, discrétion et confidentialité ;
- Sens de l'analyse ;
- Polyvalence ;
- Discrétion professionnelle.

Permis déplacement Disponibilité Polyvalence.