Secrétaire Assistante de l'Udap du Cher 18 H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Assistante de la cheffe de service :

gestion de son agenda et de ses déplacements
organisation des réunions et permanences - préparation des dossiers de réunions
gestion des ordres de missions et des frais de déplacements

Secrétariat du service :

Accueil physique et téléphonique (information de premier niveau des interlocuteurs internes et externes)
Gestion du courrier et de la boîte fonctionnelle mail
saisie des dossiers d'urbanisme sous le logiciel dédié (Patronum)
Rédaction des courriers et comptes rendus, mise en forme et valorisation des supports écrits
Classement des dossiers du service et gestion de l'archivage
Prise en charge de la logistique et des moyens matériels du service (fournitures, véhicules...)

Participation pour le compte du service aux réunions du site Lariboisière

Suivi des demandes de stages : convention, accueil (en lien avec le Secrétariat général de la DRAC)

Compétences techniques :

Connaissance de la réglementation applicable en matière d'urbanisme, de patrimoine et d'environnement
connaissance des procédures et règles de fonctionnement de l'administration (maîtrise des circuits et des délais)
sens de l'accueil physique et téléphonique
maîtrise des outils bureautiques classiques et des applicatifs métiers (gestauran...)

Savoir-faire :

Sens du travail en équipe
Capacité à gérer les relations avec les différents partenaires. Communiquer avec les élus et les publics locaux.
Sens de l'organisation, de l'anticipation, méthode, rigueur
Esprit d'initiative, autonomie, réactivité
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Savoir-être (compétences comportementales)

Capacité à dialoguer tant en interne avec l'équipe qu'avec les interlocuteurs divers et variés du service
Capacité à répondre à des sollicitations simultanées, bonne réactivité