Secrétaire de Service H/F - Fonction publique de l'État

Vous serez placé sous la supervision du responsable de service et de son adjoint.

Vos missions devront permettre de fournir une assistance administrative au service et aux unités le composant. Ces missions peuvent être ponctuelles ou régulières. Elles pourront varier pour s'adapter aux enjeux du service et des unités.

Parmi ces dernières, nous vous confierons les missions suivantes :
- Gestion du courrier du service :
- Faire respecter le circuit du courrier produit par le service (en signature direction et préfet), en assurant un suivi de la signature et du retour au service.
- Faire le suivi de Maarch : distribution aux responsables de service, assistances aux rédacteurs, suivi des délais.
- Assurer en tant que de besoin de la mise en forme de courrier
- Assurer le publipostage des courriers du Pôle départemental de Lutte contre l'Habitat Indigne
- Assurer l'accueil téléphonique du service
- Enregistrement des arrêtés sur le recueil des actes administratif
- Assurer la revue de presse quotidienne à mettre à disposition sur le serveur
- Réaliser des missions d'assistances aux unités, sur validation du responsable de service ou de son adjoint.
- Suivre et gérer les commandes de fournitures
- Établir et mettre à jour mensuellement le planning de congés des agents du service
- Participer en tant que de besoin, sur demande de la direction au remplacement du secrétariat de service pendant les périodes d'absence de ce dernier.
- Accueillir les invités du service, en étant au contact de l'accueil au bâtiment C et les accompagner en salle de réunion.

Enfin, vous serez amené à assurer la continuité des tâches de secrétariat du SUR pendant les périodes de congés de son titulaire.

Nous recherchons une personne disponible et volontaire pour porter assistance au service, ayant des aptitudes à l'organisation, de la rigueur dans le suivi des courriers et la réalisation des tâches.
Elle doit posséder le maniement de base des outils bureautiques de type courrielleur, traitement de texte, tableur.
Les qualités relationnelles sont indispensables au regard du nombre élevé de relations de travail avec lesquelles partager, en interne comme en externe.
Le poste peut être amené à traiter ou avoir connaissance de sujets sensibles, que ce soit dans le cadre des missions du service ou le management, qui impliquent une discrétion complète.