Secretariat Pass H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif La Permanence d'Accès Aux Soins de Santé (PASS) est un dispositif qui permet la prise en charge médico-sociale des patients en situation de précarité.
Elle a été créé par la Loi n°98-657 du 29 juillet 1998 d'orientation relative à la lutte contre l'exclusion.
La PASS de POISSY est une PASS FIXE GENERALISTE qui répond aux besoins de soins de premier recours, définis comme « soins prioritaires » et permet aussi l'orientation vers les soins spécialisés. Elle s'adresse aux adultes en situation de précarité ayant besoin de soins mais ne pouvant y accéder en raison de l'absence de couverture sociale totale ou partielle.1. Identification du poste

Métier : secrétaire PASS

2. Quotité et rythmes de travail

Poste à mi-temps réparti sur le lundi, mercredi et jeudi après-midi

3. Présentation de la structure

Présentation du service social :

1 ETP cadre socio-éducatif
1 ETP Secrétaire Sociale / Gestionnaire Trajectoire
17,5 ETP assistantes sociales répartis comme suit :
- 9,5 ETP MCO
- 6 ETP Psychiatrie adulte Poissy/ St Germain en Laye
- 2 ETP CMPEA
- Presentation de l'équipe PASS

0,5 ETP assistante sociale
0,5 ETP infirmière PASS (présente le mardi, vendredi et jeudi matin)
0,2 ETP médecin (present le mardi matin et vendredi après-midi)

Liaisons hiérarchiques

Directeur des Affaires Financières
Pôle inter établissement santé publique et activités cliniques transversales
Cadre socio-éducatif

Liaisons partenariales internes

Personnel médical, paramédical et administratif
Equipe du service social

Liaisons partenariales externes

Patients, familles, entourage
Associations, structures spécialisées diverses
Structures sanitaires et sociales

4. Missions du poste

Mission générale : Seconder l'assistante sociale et l'infirmière de la PASS

Missions permanentes :

Accueil physique et téléphonique

- Assurer un premier niveau de réponse afin de filtrer les demandes
- Identifier les besoins et orienter les patients ou leurs familles vers l'assistante sociale ou l'infirmière PASS
- Recueillir et vérifier pour chaque patient les informations données (sillage /convergence/portail sécurité sociale)

Gestion des dossiers des patients

- Gestion des dossiers médicaux et sociaux (ouverture- classement-archivage)
- Gestion des rendez-vous médicaux sur sillage en lien avec l'infirmière et l'assistante sociale
- Gestion des étiquettes en lien avec le service clientèle
- Gestion du fichier (PIRAMIG) en lien avec l'assistante sociale et l'infirmière PASS
- Vérification du Portail Sécurité sociale à la demande
- Récupération de résultats d'examens médicaux en lien avec l'infirmière

Missions ponctuelles :

- Classer et actualiser les documents internes et externes
- Gestion du courrier et des mails de la PASS
- Vérifier et gérer les stocks (papier, RAR, matériel médical), recueillir les besoins et effectuer /récupérer les commandes.
- Vérifier les besoins en reprographies
- Effectuer les DIT / GLPI et la réservation des véhicules et des salles
- Photocopier les divers documents à la demande
- En binôme avec la secrétaire sociale MCO avec transfert des lignes téléphoniques durant les congés

5. Compétences et qualités requises

Savoir

- Maîtriser les outils bureautiques et de communication,
- Connaître l'environnement institutionnel et les partenaires habituels du service,
- Connaître les règles d'archivage.
- Connaitre les logiciels Sillage, Convergence et Piramig

Savoir-faire

- Orienter les patients vers le bon interlocuteur,
- Assurer le tri et la transmission du courrier,
- Identifier les informations à recueillir auprès du patient,
- Réaliser des documents en respectant les règles de présentation,
- Connaissances logistiques (réservation de la salle, convocations, préparation de la documentation)
- Assurer la frappe de documents divers (comptes rendus de réunion, création de documents utiles au service)

Savoir-être

- Discrétion, secret professionnel,
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire,
- Esprit d'initiative, esprit d'équipe,
- Capacité relationnelle,
- Sens de l'organisation,
- Savoir créer une relation de confiance avec le patient et son entourage