Assistant Administratif - Communaute d'Agglomeration de Lens - Lievin H/F - Fonction publique Territoriale

Relevant du Chef de Service l'agent assure les missions d'assistant administratif de l'ensemble du Service.

* Suivre la planification, l'organisation et la participation aux réunions
* Planifier et mettre en ½uvre l'organisation technique des réunions de travail internes et externes au service en fonction des agents
* Préparer les dossiers de commission (consolidation)
* Suivre les délibérations du service, enregistrement, classement,
* Préparer les comptes-rendus de commission
* Consolider les rapports pour rendez-vous Président ou Vice-Président
* Suivre l'évolution des dossiers en appui du chef de service
* Trier, enregistrer et suivre le courrier entrant et sortant
* Préparer et réaliser la frappe et la mise en forme de documents administratifs du service (documents de commission, comptes-rendu, dossiers-Présidents, courriers, notes de synthèses......
* Accueillir au téléphone le public
* Orienter le public vers les partenaires ou chargés de mission compétents
* Contribution à la mise à jour des fichiers des parcs d'activités et préparer les envois en nombre
* Suivi administratif et financier des aides aux entreprises pour la création d'emplois (tableaux régions...)
* Soutien ponctuel dans la gestion administrative de l'immobilier locatif (pépinière, hôtel d'entreprises : accueil physique des RDV, états des lieux, établissements des baux, décisions...)
* Gérer les demandes d'occupation du domaine publique (friteries, food-trucks...)
* Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des priorités

o Maîtrise de l'outil informatique
o Capacité à travailler en équipe et en transversalité
o Capacité à prendre des initiatives et à être force de proposition
o Excellente maîtrise de l'orthographe, de la syntaxe et des règles grammaticales
o Usages administratifs et procédures administratives
Techniques et outils de communication...
o Maîtrise de l'organisation, de l'optimisation du temps de travail et de la priorisation des tâches
o Rigueur
o Diplomatie
o Disponibilité et capacité d'adaptation
o Réactivité
o Autonomie
o Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
o Capacité à avoir une réelle polyvalence
o Qualités relationnelles, sens de la communication et de l'écoute