Assistant de Gestion Administrative - Grenoble-Alpes Métropole H/F - Fonction publique Territoriale

Au c½ur des sujets de l'habitat, vous apportez l'assistance aux équipes en charge de la production et la réhabilitation de logements.

Mission principale des services : Piloter et animer les dispositifs d'amélioration de l'habitat privé ainsi que ceux de production et de réhabilitation du logement social, en coordonnant le travail transversal en interne et en lien avec les bailleurs sociaux et les communes.

Composition de la direction : 70 agents répartis au sein de 4 services :
- Foncier et immobilier
- Développement de l'offre de logement
- Amélioration de l'habitat privé
- Parcours logement
Ainsi que :
- Une mission gens du voyage
- Une direction de projet programme local de l'habitat et transitions

Le poste assure les missions d'assistance au sein d'un groupe de 3 assistantes et d'assistante à la conduite de projets pour la Direction du foncier et de l'habitat.
- Assistance et secrétariat pour les deux services
Assurer le secrétariat des deux cheffes de service (gestion des courriers, des parapheurs, des agendas, organisation de réunions, préparation de dossiers, gestion des déplacements, etc.).

- Assistance aux équipes
Apporter un appui administratif aux chargés de missions et aux responsables d'unités des deux services, en lien avec les cheffes de service.

- Saisie et mise en forme de documents

ACTIVITES ET TâcheS, INTITULE ET DESCRIPTION
Activité 1 : Traitement et gestion de l'information
- Saisir, mettre en forme et éditer divers documents (notes, courriers, comptes rendus) conformément aux procédures en vigueur
- Assurer l'accueil téléphonique et physique : filtrer, orienter, transmettre les messages
- Gérer les agendas des cheffes de service : prise de rendez-vous, suivi des disponibilités
- Enregistrer et suivre les courriers et parapheurs (papier et numérique)
- Assister aux réunions internes et externes : prise de notes, rédaction de relevés de décisions ou comptes rendus
- Préparer les courriers ou notes pour les agents du service (numérique ou papier)
- Contribuer à la mission communication par une cheffe de service
Activité 2 : Organisation, coordination et suivi
- Organiser les réunions : planification, convocations, préparation des dossiers
- Gérer les déplacements : réservations, ordres de mission, états de frais
- Éditer des bons de commande et valider le service fait en lien avec les cheffes de service
- Suivre les ressources internes pour toute la direction : fournitures, abonnements, base documentaire, gestion des contacts, accueil des nouveaux arrivants, suivi du matériel et des locaux, kit d'accueil café...
- Appliquer les procédures et produire des outils de suivi pour les missions
- Classer et archiver les documents (courriers, dossiers, notes...)
Intérim : assurer l'intérim au sein du pôle Assistance, selon la répartition des tâches entre assistantes.

Statut : cadre d'emploi des adjoints administratifs territoriaux
Formation : CAP avec expérience significative, Bac secrétariat ou assistant de direction
Expérience souhaitée : une première expérience professionnelle sur un poste similaire est souhaitée
CONNAISSANCES
Environnement des collectivités territoriales
Domaine de l'habitat et du foncier
Arborescence informatique (référent)
Techniques de classement et d'archivage
SAVOIR FAIRE
Utilisation des outils informatiques
Orthographe et grammaire
Gestion des imprévus et recherche de solutions
Recherche et transmission d'informations claires et précises
Accueil et orientation du public (physique et téléphonique)