Chargé de Mission Administratif Polyvalent H/F - ANENA

Assurer le premier contact et l'accueil téléphonique, mail et courrier de l'association.
Gérer les adhésions, abonnements et cotisations.
Gérer la partie administrative des dossiers de subventions publiques et partenariats privés.
Assurer la gestion des commandes (boutique en ligne).
Gérer la partie administrative des formations grand public, les relations avec les formateurs.
Veiller au bon fonctionnement général des locaux de l'ANENA.

FONCTIONS ET ACTIVITES :

ADHESIONS-ABONNEMENTS-COTISATIONS
Assurer la mise à jour de la base de données cotisants, adhérents et abonnés (individuels, professionnels et personnes morales)
- Envoyer les appels de cotisations et d'abonnements (Mairies) et assurer un suivi administratif rigoureux de chaque dossier
- En contrôler le paiement via CHORUS
- Participer à la relance les adhérents et abonnés en retard de paiement
- Participer au développement de l'effectif des adhérents et partenaires
- Tenir à jour et fournir le fichier routage de la revue «Neige et avalanches»
- Elaboration et suivi de dossiers de subventions publiques et partenariats privés en lien avec le Directeur et le chargé de mission administratif et financier

BOUTIQUE" ANENA
- Assurer une veille permanente sur les besoins et nouveautés, et gérer le stock
- Réceptionner les commandes et expédier ou distribuer des produits commandés
- Accueillir, renseigner et servir les clients de la boutique, en ligne et dans les locaux ANENA
Formations Grand public (en lien avec le chargé de mission formations)
- Gérer les inscriptions aux formations grand public et tenir à jour la plateforme web
- Assister les formateurs pour la planification des formations grand public
- Gérer les agréments de formateurs sur le site web (DIGIFORMA)

GESTION DES LOCAUX
- Assurer le suivi et l'exécution des contrôles réglementaires (électrique, chaudière, extincteurs,.) en relation avec le Directeur, faire réaliser et suivre les travaux de mise en conformité des locaux
- Gérer les dossiers assurances locaux (sinistres) en relation avec le Directeur
- Assister le suivi contrats matériel (téléphonie, informatique, imprimantes, poste) en relation avec le chargé de mission administratif et financier
- Assurer avec les prestataires extérieurs le fonctionnement informatique des bureaux (boîtes mails, réseau interne, back office web,.)
- Gérer le suivi des contrats de matériel (téléphonie, informatique, imprimantes, La Poste.) en relation avec le chargé de mission administratif et financier

RELATIONS AVEC LE CONSEIL D'ADMINISTRATION ET LE BUREAU EXECUTIF de l'association en lien avec le Directeur
- Organiser les réunions (réservation de salle, édition de documents, convocations avec ordre du jour) et y assister.
- Réaliser puis diffuser le compte rendu des réunions
- Réaliser la présentation PowerPoint de l'AG en lien avec les autres services, préparer les documents nécessaires
- Tenir à jour la liste de composition du CA de l'ANENA et la liste de diffusion mails

Etude des candidatures fin aout/début septembre. Pour candidater une lettre de motivation + CV sont indispensables.

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Appliquer un cadre juridique ou réglementaire, Archiver des dossiers et documents de référence, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser et contrôler un approvisionnement, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Conception et suivi de dossiers de subvention

Langues : Anglais souhaité

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.