Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F - Fonction publique Territoriale

L'assistant administratif assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans le service, direction ou pôle souhaités. Il fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif du service.

Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).

* Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Effectuer les relances téléphoniques
- Relever et transmettre les messages

* Traitement et suivi administratif
- Enregistrer le courrier départ/arrivée : ventiler, mettre sous enveloppe
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service
- Mettre à la signature
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents

* Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service (certificats d'inscription, courriers restauration,tableaux effectifs,compte-rendus réunion,notes de services...)

* Suivi administratif des personnels
- Tenir à jour les plannings de congés du service
- Transmettre pour validation hiérarchie et DRH

- Suivi tableau des dérogations
- Suivi tableaux des effectifs scolaires
- Suivi des demandes en Toutes Petites Section (TPS)
- Suivi des enfants ayant des allergies ou troubles alimentaires
- Suivi des demandes dématérialisées

Savoir :
- Connaissance solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service
- Connaissance de la collectivité
- Technique de secrétariat
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques

Savoir-faire :
- Etre capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Etre capable d'appliquer les principes de rédaction administrative
- Etre capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus

Savoir-être :
- Capacité rédactionnelles
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens de la communication et du relationnel
- Faire preuve de diplomatie
- Respecter la confidentialité
- Réactivité
- Sens de l'initiative
- Polyvalent
- Dynamisme
- Motivation