Assistant Administratif H/F - Fonction publique de l'État

Mission principale du poste :

Le service «Accueil & Stages'' assure une mission essentielle dans le fonctionnement de l'établissement. Il est la plateforme centrale et unique de gestion des ressources mises à dispositions des usagers et agents. Il coordonne les réservations de salles de cours, des installations sportives avec prêt de matériels, des occupations des chambres et besoins en restauration :

· Assurer la bonne gestion des demandes de réservations et manifestations de la prise de contact à la facturation.

· Assurer la continuité du département en l'absence de la responsable de service.

· Contribuer à l'activité «Evènementiel» du site.

· Recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire et utile au bon fonctionnement du service.

· Accueillir, informer et orienter l'usager interne et externe.

· Faciliter la préparation et la rédaction des comptes rendu et rapports d'activités.

Activités et tâches du poste :

· Assurer la gestion des demandes de réservations et manifestations (prise de contact à la facturation) :

Suivi du traitement des demandes de réservations (mails, appels téléphoniques, demande sur site et sur l'applicatif Easy Request [ER]).

Engager toutes les démarches nécessaires et utiles pour assurer la programmation et la planification des activités d'accueil en liaison avec tous les services impliqués et le prestataire de restauration.

Elaboration des devis et préparation des documents nécessaires à l'accueil de stage (rooming - tableau des effectifs repas - commande de repas spécifique - matériels sportifs - aménagement salle).

Assurer l'interface avec l'ensemble des autres départements du site.

Elaboration des factures et assurer le suivi des créances et relances débiteurs.

Assurer les modifications sur l'applicatif ER (tarifs, prix, programmation compte).

· Positionner le service «Accueil et Stages» dans une dynamique prospective et de développement :

Engager les démarches nécessaires pour fidéliser les usagers et ouvrir à d'autres clients (séminaire, colloque, évènement sportif) et établir un fichier usagers.

Soutien à la construction, la mise à jour et l'exploitation des tableaux de pilotage du site

(Indicateurs divers et réglementaires).

Soutien au suivi des valorisations des associations locales qui fréquentent l'établissement en soirée.

· Soutien à l'accueil «front office» en cas de nécessité :

Programmation, contrôle et mise à jour des cartes d'accès (avec les logiciels «alise» et « salto»);

Collaborer avec les agents des services support (accueil, entretien, installations sportives);

Assurer l'accueil des stages;

Gestion du courrier en départ et arrivée;

Suivi du matériel sportif.

Savoir être :

· Capacité d'écoute et de dialogue.

· Qualités relationnelles.

· Aptitude au travail en équipe et capacité à former des collaborateurs.

· Capacité d'organisation, méthode et adaptation.

· Capacité à traiter et transmettre l'information.

· Capacité à rendre-compte.

· Capacité à communiquer en anglais ou autre langues étrangères.
Afficher la suite
· Prise d'initiative et force de propositions pour améliorer les procédures.

· Maîtrise de la bureautique et des outils métiers.

· Capacité d'adaptation aux différents niveaux d'exigences de nos publics.

· Capacité à coordonner le département en cas de nécessité.