Chargé de Scolarité pour les Travaux Dirigés Devant les Oeuvres H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Au sein du secteur programmation et enseignements, le/la chargé/chargée de scolarité assure la gestion administrative des travaux dirigés devant les oeuvres (TDO), enseignements en petits groupes qui se déroulent hors les murs dans différents lieux et institutions (musées, églises, monuments...). Il/elle gère les 5 000 séances annuelles à destination des élèves de premier cycle et à destination des auditeurs.

Missions principales :
- Planification du calendrier des séances annuelles, organisées en cycles de cours,
- Contacts avec les différents partenaires (environ 200 sites, musées et institutions partenaires ; 200 chargés de TDO et professeurs de langues),
- Intégration des éléments dans le progiciel de gestion de la scolarité,
- Réservation des droits de parole pour l'ensemble des TDO de l'Ecole au sein des institutions et transmission des documents de visite aux enseignants,
- Réservation également pour les visites extérieures ponctuelles : travaux pratiques, cours de langues, programme Egalité des chances, séminaires internationaux, classe préparatoire restaurateurs,
- Suivi des séances au quotidien (diffusion des modifications, gestion des remplacements),
- Suivi financier : évaluation des besoins, établissement du budget prévisionnel, demande de devis pour établissement des bons de commande, réalisation et envoi des lettres de commandes et réalisation des récapitulatifs mensuels des services faits des enseignants.

L'agent travaille au sein d'une équipe de 5 personnes : 1 responsable de secteur et 3 autres chargées de scolarité qui coordonnent le premier cycle, le deuxième cycle et les classes préparatoire.

Le/la chargé/e de scolarité intègre une équipe à taille humaine et pourra être amené/e à intervenir en soutien de ses collègues des autres secteurs lors des pics d'activité et réciproquement.

Agent titulaire de la fonction publique (secrétaire administratif, ITRF, rédacteur territorial...). Profil dynamique, faisant preuve de sens pratique et d'un intérêt pour le secteur culturel et l'enseignement supérieur.

Compétences techniques

Conception de plannings et sens de l'organisation
Esprit logique et sens pratique
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams, Acrobat Pro)
Maîtrise d'un logiciel de scolarité ou de gestion de planning appréciée
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Savoir-faire

Bonnes capacités d'expression (orale et écrite)
Polyvalence et capacité à réagir en cas d'imprévus
Rigueur administrative
Des connaissances des institutions culturelles seraient un atout

Savoir être

Aptitude au travail d'équipe.
Qualités relationnelles.
Sens des responsabilités