Secrétaire du Directeur des Services du Cabinet H/F - Fonction publique de l'État

Votre environnement professionnel
Activités du service
Les services du Cabinet sont sous l'autorité du Directeur des Services du Cabinet et interviennent dans les domaines de la sécurité, de la protection civile et de la communication. Parmi les principales missions du Directeur des Services du Cabinet, on trouve notamment la coordination des actions de sécurité publique, plus particulièrement dans la prévention et la gestion des crises et des situations exceptionnelles, et l'organisation des voyages officiels dans le département.
Composition et effectifs du service
La Direction des Services du Cabinet comprend 3 bureaux et 19 agents (4A, 4B, 9C et 2 adjoints techniques).
Liaisons hiérarchiques
La Préfète et le Directeur des services du Cabinet
Liaisons fonctionnelles
Services de la Préfecture et de la Sous-Préfecture, services déconcentrés de l'État, Ministère de l'Intérieur (Administration Centrale)

L'activité doit s'organiser en parfaite coordination avec l'assistant(e) de la Préfète et l'assistant(e) du secrétaire général, notamment en ce qui concerne les horaires et les congés.

Votre poste
Secrétaire du Directeur des services du Cabinet et de la Préfète et en l'absence de la titulaire du poste
Accueil physique et téléphonique
Frappe du courrier, gestion de l'emploi du temps, des déplacements, etc.
Gestion des invitations
Gestion des contacts (filtrage des interlocuteurs)
Gestion du centre de responsabilité (budget : frais de représentation et frais de fonctionnement courants des résidences et cérémonies publiques) + saisie informatique
Organisation des réunions, cérémonies, réceptions
Gestion de l'emploi du temps des chauffeurs
Rédaction de courriers et traitement de dossiers ponctuels
Diverses mises à jour quotidiennes (annuaire des préfectures, cabinets ministériels)

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/!\ Attention toute candidature (lettre + CV) doit être déposée obligatoirement sur votre espace : https://ministereinterieur-career.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036

Connaissances techniques
avoir des compétences informatiques/bureautiques : niveau maîtrise
avoir des compétences budgétaires et comptables : niveau pratique
connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise
Savoir-faire
savoir s'organiser : niveau expert
savoir travailler en équipe : niveau expert
avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique
savoir rédiger : niveau pratique
savoir analyser : niveau maîtrise
Savoir-être
avoir le sens des relations humaines : niveau expert
savoir s'adapter : niveau expert
savoir accueillir : niveau expert
savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise