Assistant de Gestion H/F - Proclean Services

Notre société PROCLEAN SERVICES exerce dans le secteur du nettoyage industriel depuis plus de 10 ans. L'humain étant au coeur de notre activité, nous mettons l'accent sur la satisfaction client et le bien-être de nos salariés. Aujourd'hui nous recherchons les collaborateurs qui souhaiteront s'épanouir à nos côtés et accompagner notre croissance.

En tant qu'Assistant de Gestion H/F vos missions consisteront à :

Missions administratives
- Saisir informatiquement les devis dans le logiciel de la société en fonction des notes fournies par les responsables,
- Réaliser les opérations de suivi des devis émis et de contacts clients pour les attentes de validation (suivi de tableau de bord)
- Créer les bons d'interventions dans le logiciel,
- Gérer les relations quotidiennes entre les clients grands comptes et l'entreprise,
- Rédiger des courriers, notes d'informations ou autres documents nécessaires au bon fonctionnement de la société
- Informer les salariés ou prestataires
- Réceptionner, trier et faire suivre les appels
- Réceptionner, trier et faire suivre le courrier
- Organiser, anticiper et planifier la gestion des stocks de matériel administratif
- Effectuer les remises de chèques,
- Assurer la transmission des informations clients aux chefs d'équipes et inversement.
- Assurer un suivi des candidatures afin de maintenir une base de données de candidats
- Suivi de la flotte de véhicule et des sinistres

Missions comptables
- Effectuer la facturation,
- Assurer le suivi des recouvrements tous les mois et effectuer les relances clients stades 1 et 2,
- Préparer des documents comptables pour le responsable financier,
- Enregistrer les règlements et leurs suivis

Missions gestion
- Saisir des plannings
- Assurer le suivi des pointages des salariés

Compétences Requises
- Savoir :

o Signaler les anomalies ou les dysfonctionnements
o S'organiser et organiser ses différentes tâches
o Respecter la cohérence des contrats de travail avec les plannings

- Savoir-être :

o Rigoureux/rigoureuse, bienveillant(e)
o Respectueux/respectueuse de la confidentialité
o Réactif/réactive, dynamique !

- Savoir-faire :

o Utiliser le logiciel de gestion Pégase (possibilité d'être formé en interne)
o Utiliser le logiciel de comptabilité Quadra Compta (possibilité d'être formé(e) en interne)
o Utiliser le Pack Office (Excel, Word, Outlook)

- Savoir évoluer :

o En prenant note des besoins de ses supérieurs et en y apportant d'éventuelles solutions
o En transmettant ses connaissances et son savoir faire

- Être Opérationnel :

o Rapidité de traitement des demandes
o Exactitude des plannings correspondant avec la réalité
o Communication (Politesse, langage adapté à l'interlocuteur, transfert des informations)
o Respecter les délais de règlements & d'obtention des bons de commandes

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Vous êtes motivé(e) ? À la recherche d'une perspective de carrière dans une entreprise en croissance ? Vous pensez correspondre au profil ? Nous avons hâte de nous entretenir avec vous !

Expérience dans le poste Minimum 2 ans
Localisation du poste L'Isle sur la Sorgue
Zone de déplacement Pas de déplacement

Prise de poste dés que possible
Salaire entre 1900€ et 2100€ Brut
35h / hebdomadaires - du lundi au vendredi 9h-12h30 / 14h-17h30

Experience : 1 An(s)

Compétences : Logiciels comptables, Gestion comptable, Procédures de recouvrement de créances, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative d'une activité, Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux, Répondre aux demandes d'information, Utiliser les outils numériques, Vérifier la conformité des documents comptables, Vérifier les factures et les paiements

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autres activités de nettoyage des bâtiments et nettoyage industriel

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.