Agent de Gestion Administrative - Conseil Départemental de Guadeloupe H/F - Fonction publique Territoriale

L'agent a en charge le traitement des dossiers relevant du développement des compétences (formation individuelle ou collective) et des indemnités forfaitaires de déplacement et de repas.

MISSIONS SPÉCIFIQUES
Assurer la réception des dossiers de demande d'aide individuelle à la formation, des formations collectives et des aides financières connexes.
Vérifier la complétude et la conformité des pièces transmises par les organismes de formation et les stagiaires,
Participer à l'instruction des dossiers de formation individuelle ou collective d'aide et des aides financières connexes.
Assurer le suivi des conventions relatives aux dossiers de formation individuelle,
Établir les certificats liquidatifs et solliciter les pièces justificatives à joindre aux dossiers de paiement,
Réaliser et tenir à jour les tableaux de bord et outils nécessaires à la gestion des dossiers

MISSIONS COLLECTIVES
Participer aux réunions de service,
Contribuer à la mise en ½uvre du Programme Départemental d'Insertion
Contribuer à la mise en ½uvre de la politique d'archivage en lien avec le service de Pré-archivage et la direction des Archives départementales

RELATIONS FONCTIONNELLES INTERNES
Relations permanentes avec le responsable du service, relations fréquentes avec les agents du service, de la DIE et de la DAAT, Relations avec l'ensemble des services départementaux

RELATIONS FONCTIONNELLES EXTERNES
Accueil des usagers du Département et les Organismes de formation

SPECIFICITES CONTRAINTES ET RISQUES PROFESSIONNELS
Travaille en bureau Utilise régulièrement les logiciels bureautiques Horaires fixes imposés, liés à l'accueil du public Disponibilité

SAVOIR
Organisation et fonctionnement de la collectivité
Procédures administratives et techniques du service
Expression écrite et orale
Techniques de secrétariat (dactylographie, prise de note...)

SAVOIR-FAIRE
Gérer les agendas des agents du service
Gérer les documents du service (copie et assemblage, classement, archivage...)
Réaliser les transmissions
Prioriser et diffuser les informations dans le service
Utiliser des outils bureautiques (Word, Excel), de travail collaboratif (Outlook, SharePoint) et autre logiciel de gestion

SAVOIR-ETRE
Écouter les directives et mettre en ½uvre les consignes de travail
Respecter les horaires et les délais d'exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessité de service
Faire preuve de rigueur dans la réalisation des tâches quotidiennes
Accueillir le public et les personnes extérieures au service avec amabilité et courtoisie
Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées