Adjoint Administratif au Pôle Secrétariat de Bois d'Arcy H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Groupe IFSE = 2

Ce poste est offert à la mobilité des adjoints administratifs du ministère de la justice, ainsi qu'aux autres fonctionnaires dans le cadre d'un détachement.

Dans sa globalité, le secrétariat est la porte d'entrée du service. De la qualité de son accueil et de sa capacité à traiter l'information dépendent l'image et la qualité des suivis. Le secrétariat contribue au bon déroulement des activités du service.

L'agent qui travaille en polyvalence fait partie intégrante du pôle administratif du milieu fermé de Bois d'Arcy. Il est placé sous l'autorité d'une directrice pénitentiaire d'insertion et de probation. Iltravaille en collaboration étroite avec les personnels que compose le SPIP ainsi qu'avec les personnels de l'établissement pénitentiaire. Il contribue à la prise en charge des personnes détenues en assurant la gestion administrative des dossiers et le secrétariat du service.

Ses principales missions sont les suivantes :

* secrétariat de l'antenne
- Traitement du courrier de l'antenne, des messages et appels téléphoniques
- Accueil physique des partenaires du SPIP
- Accueil téléphonique auprès des familles de personnes détenues
- Gestion et suivi des autorisations d'accès
- Suivi des procédures d'agrément des visiteurs de prison
- Rédaction des comptes rendus de réunions
- Diffusion de l'information au sein de l'antenne
- Assistance du DPIP pour la bonne administration du service
- Alimentation, tri et actualisation des dossiers et documents sur le commun

* gestion administrative des dossiers
- Assistance des CPIP dans le suivi des personnes détenues
- Création, saisie, mise à jour, affectation et clôture des mesures d'emprisonnement sur les logiciels spécifiques appi et genesis
- Préparation des dossiers «papier» des personnes incarcérées
- Gestion des convocations des personnes détenues (permanences partenariales, convocations 741-1 et LSC...)
- Tenue des statistiques
- Archivage des dossiers d'insertion des personnes détenues libérées sans suivi judiciaire
- Transmission des dossiers «papier» au SPIP compétent (libération, transfert...)

La présence est obligatoire sur certaines plages pour les permanences, ce qui implique des contraintes horaires de travail sur certains jours.

En cas d'absence des collègues ou de situation de crise, il faut pouvoir assurer les missions et remplacer les agents du pôle.

* connaître :
- L'environnement professionnel de l'administration pénitentiaire
- Le fonctionnement et l'organisation d'un SPIP
- L'organisation judiciaire
- Le fonctionnement du service d'application des peines
- Les procédures liées à l'exécution des peines
- Les procédures pénales et les mesures de suivi mises en oeuvre par les personnels d'insertion

* comprendre les pièces judiciaires et les fiches pénales

* savoir :
Afficher la suite
- Accueillir physiquement et téléphoniquement
- Utiliser les applicatifs métiers, APPI, GENESIS, REQUETEUR...
- Maîtriser les logiciels bureautiques
- Rendre compte de son activité à sa hiérarchie
- Organiser son temps de travail, le cas échéant en priorisant les tâches en lien avec son supérieur hiérarchique
- Respecter les délais imposés

*être capable de travailler en équipe et avoir un bon esprit d'équipe

* travailler en polyvalence

* être ponctuel

* respecter la confidentialité (devoir de réserve et de discrétion)