Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F - Fonction publique Territoriale

L'assistant(e) administratif(ve) assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants dans la cellule et le service. Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité de la cellule et assure le suivi administratif des demandes de numérotations et de dénomination de voie.

Temps complet : 35 heures
Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).

*Activités principales

Accueil téléphonique et physique :
- Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants
- Relever et transmettre les messages

Traitement et suivi administratif :
- Complétez les courriers préenregistrés par le service courriers
- Numériser les pièces
- Établir les fiches d'interventions à destination des agents enquêteurs
- Éditer via le SIG un plan pour chaque demande
- Transmettre les dossiers aux agents enquêteurs
- Numériser les fiches d'interventions après enquêtes
- Mettre à jour les nouveaux numéros postaux sur le SIG
- Rédiger les courriers réponses pour la signature du dgs/ sous forme de parapheur
- Enregistrer dans le tableau courriers départs
- Numériser les courriers signés
- Mettre sous enveloppe pour expédition
- Envoyer par courriel certains courriers (notaires-géomètres et particuliers)
- Verifier les demandes arrivées sur le logiciel « Portail pulic », enregistrer les données sous - cindoc et en assurer le suivi aupres des enqueteurs et des demandeures
- Enregistrer les demandes de riverains ou des promoteurs relatives à la dénominations de voies
- Transmettre la demande de dénomination de voie pour avis aux élus et au conseil des habitants
- Communiquer la demande au TO pour finaliser le tracé
- Transmettre la délibération du conseil municipal aux différents organismes concernés (la poste, insee...)
- Faire la mise à jour du listing des voies
- Éditer les statistiques annuellement

*Activités spécifiques

- Gestion des dossiers dans les bassins de vie : SAINT-PAUL/BOIS DE NEFLES/GUILLAUME

*Savoir

- Connaissance dans le domaine de l'urbanisme
- Connaissance du fonctionnement d'une collectivité
- Maîtrise des techniques de secrétariat
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet...)
- Maîtrise des logiciels spécifiques

*Savoir-faire

- Etre capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité
- Etre capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques
- Qualités organisationnelles, relationnelles et rédactionnelles
- Rigueur, autonomie, esprit de synthèse
- Rapidité d'exécution et capacité d'analyse des priorités

*Savoir-être

- Posséder des qualités de rédaction
- Posséder le sens de la diplomatie
- Sens de l'accueil, du service public et du travail en équipe
- Savoir écouter