Secrétaire Médicale - Service Santé au Travail H/F - Fonction publique Hospitalière

- Prendre en charge le secrétariat médico-administratif, l'accueil et la planification de l'activité des médecins du travail en collaboration avec l'équipe pluridisciplinaire du service santé au travail
- Accueil physique et téléphonique du service. Recueil et transmissions des informations.
- Orientation des agents;
- Conseil auprès des agents lors des démarches administratives (fiche de liaison, ouverture de dossiers)...
- Prise des rendez-vous;

Travail de planification et de secrétariat :

- Création du dossier médical de l'agent sur CHIMED et mise à jour à chaque visite ou changement de situation de l'agent;
- Organisation et préparation des visites médicales : visites d'embauche, statutaires, à la demande de l'agent...
- Rédaction et envoi des convocations aux visites médicales à l'agent;
- Rédaction, saisie et mise en forme des courriers et autres documents administratifs;
- Mise en forme du bilan d'activité annuel du service santé au travail;
- Classement et archivage des dossiers et documents;
- Organisation et planification des consultations;
- Gestion des dossiers médicaux : transfert, prêt et fusion des dossiers médicaux;
- Assistance auprès du médecin au cours de la visite médicale;
- Tenue des agendas du médecin du travail (consultations, tiers temps, réunions);
- Information auprès des agents du déroulement de la visite médicale;
- Préparation du dossier médical et des documents nécessaires à la visite médicale;
- Transmission des fiches de liaison à la gestion du personnel;
- Transmission d'informations au conseil médical.
- En l'absence du médecin du travail et de façon coordonnée avec l'infirmier(e), orientation des agents selon les procédures en vigueur.

Qualités et compétences :
- Accueillir, orienter les agents. Qualités relationnelles d'écoute : Sens de l'accueil ;
- Communiquer, s'adapter aux interlocuteurs, dans le respect du secret professionnel : discrétion, confidentialité, disponibilité ;
- Désamorcer les situations conflictuelles
- Organiser et gérer les priorités
- Adapter, optimiser le planning de travail, de rendez-vous de visites
- Définir/adapter/utiliser un plan de classement et d'archivage
- Travailler en équipe
- Capacité de communication adaptée avec l'ensemble des acteurs hospitaliers : agents, médecins, représentants syndicaux...
- Sens de l'organisation, rigueur, méthode ;
- Esprit d'initiative, curiosité, respect des compétences de chacun.

Connaissances Requises :
- Communication et relations interpersonnelles
- Maîtrise des logiciels de bureautique : Word et Excel
- Maîtrise du logiciel dédié CHIMED (formation assurée) ;
- Connaissances spécifiques à la santé du travail : Réglementation, risques professionnels, pathologies professionnelles, mesures de prévention collectives et individuelles (formation possible) ;
- Classement et archivage
- Connaissance de l'Institution et du fonctionnement interne du GH

Diplômes :
Titre professionnel d'assistant médico-administratif souhaitable