Secrétaire de Direction H/F - Drome Echafaudages

entreprise de Location montage et démontages d'échafaudagesLe Secrétaire de Direction est un pilier de soutien administratif et organisationnel pour la direction. Il/elle assure la gestion quotidienne de diverses tâches, facturation et gestion comptable permettant au dirigeant de se concentrer sur ses responsabilités clés. Le poste exige une grande autonomie, un sens de l'organisation, une excellente capacité de communication et une discrétion absolue.
2. Principales missions et responsabilités :
Gestion administrative :
Traitement du courrier (réception, tri, rédaction, diffusion)
Rédaction de documents (courriers, rapports, comptes-rendus de réunions, etc.)
Gestion de l'agenda du dirigeant et organisation des réunions
Préparation des déplacements professionnels
Suivi des dossiers administratifs et classement
Gestion des fournitures de bureau
Communication :
Accueil téléphonique et physique des visiteurs
Filtrage et orientation des appels
Communication interne et externe (relations avec les clients, partenaires, etc.)
Transmission d'informations au sein de l'entreprise
Support à la direction :
Préparation de supports pour les réunions
Recherche et synthèse d'informations
Suivi de projets spécifiques
Participation à l'organisation d'événements (séminaires, conférences, etc.)
3. Compétences clés :
Compétences techniques :
Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie électronique)
Excellente capacité rédactionnelle en français (orthographe, grammaire, syntaxe)
Connaissance des procédures administratives et de classement
Capacité à utiliser des logiciels spécifiques (selon le secteur d'activité)
Compétences relationnelles :
Sens de l'organisation et rigueur
Discrétion et confidentialité
Sens du relationnel et de la communication
Capacité d'adaptation et de réactivité
Autonomie et sens de l'initiative
Capacité à travailler sous pression et à gérer les imprévus
Maîtrise de l'anglais ou d'une autre langue étrangère (un atout)
4. Qualités personnelles :
Professionnalisme, Disponibilité, Sens du service, Patience, Politesse, Présentation soignée.
5. Formation et expérience :
Bac +2/+3 en secrétariat de direction, assistanat de direction ou équivalent.
Expérience significative dans un poste similaire (idéalement dans un environnement de direction)

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Méthode de classement et d'archivage, Modalités d'accueil, Normes rédactionnelles, Techniques de numérisation, Techniques de prise de notes, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Accueillir, orienter, renseigner un public, Animer, coordonner une équipe, Appliquer un cadre juridique ou réglementaire, Archiver des dossiers et documents de référence, Classer des documents, Collecter et analyser des données, des informations, Créer, organiser ou coordonner un évènement, Définir une stratégie de communication, Gérer un planning, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Organiser et contrôler un approvisionnement, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Piloter une activité, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Réaliser la gestion administrative des contrats, Réaliser la gestion administrative du personnel, Réaliser une veille documentaire, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Relayer de l'information, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Utiliser les outils numériques, Facturation et recouvrement

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Travaux de montage de structures métalliques