Assistant Formation H/F - Pôle Emploi

Missions :
Sous l'autorité du Directeur de la formation professionnelle et la responsabilité du Responsable de formation, l'assistant(e) de formation travaille en collaboration avec les fonctions supports du centre de formation.
Elle/il assure un soutien administratif aux collaborateurs, facilite la réalisation des missions pédagogiques, et garantit la qualité des relations avec les parties prenantes internes et externes.
Elle/il contribue activement au bon fonctionnement quotidien du centre, dans le respect des procédures Qualité.

Activités principales
1. Gestion administrative courante
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs, informer et orienter.
- Organiser le classement et l'archivage administratif.
- Mettre à disposition les documents administratifs nécessaires aux équipes.
- Gérer le courrier (physique et électronique) : rédaction, mise en forme, enregistrement, distribution.
- Contribuer à la constitution et au suivi des dossiers d'admission, saisir et mettre à jour les données dans YPAREO.
- Préparer les dossiers administratifs, concevoir des supports visuels, rédiger les comptes rendus.
- Réaliser des tableaux de bord et répondre aux enquêtes des partenaires.
- Participer à la logistique des événements internes (réunions, jurys, animations...).
- Veiller à l'application des procédures liées à la démarche qualité (mise à jour du site internet...)

2. Soutien administratif aux formations
- Gérer les inscriptions et convocations aux examens, en respectant les échéances réglementaires.
- Participer à la communication interne et externe (affichage, diffusion de courriels, mise à jour d'informations, site internet).

3. Suivi de l'activité
- Organiser les sessions de formation.
- Suivre les dossiers avec les partenaires institutionnels et financeurs (ministères, collectivités, OPCO.).

Communication
- Assurer les échanges avec les formateurs, stagiaires, partenaires institutionnels et professionnels.
- Veiller à la qualité et à la fiabilité des documents produits (courriers, devis, convocations.).
- Archiver les documents conformément au plan de classement YPAREO
- Tenir à jour les documents internes liés à ses fonctions.

Interlocuteurs
- Responsable et équipes de coordination/direction
- Stagiaires, Formateurs et intervenants extérieurs
- Correspondants institutionnels et partenaires

Niveau de qualification / Diplôme
- Niveau : Bac Pro à BTS ou DUT selon les missions exercées
- Spécialisation appréciée : Secrétariat, gestion administrative, formation
- Maîtrise de l'outil informatique (Office 365, YPAREO

Experience : 1 An(s)

Compétences : Législation sociale, Concevoir des supports de suivi et de gestion, Réaliser des déclarations réglementaires

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.