Assistant Mutualisé de Direction au Sgar H/F - Prefecture de Departement Cote-D'or

MISSIONS
Coordonner :
- Interface entre la Direction et les agents ou autres services
- Hiérarchisation des demandes de la Direction
- Planification des activités de la Direction
- Clarification et classification des informations
- Aptitudes à rechercher des informations et savoir se tourner vers les personnes compétentes afin de répondre à certaines interrogations

Anticiper :
- Gestion de la logistique inhérente aux activités de la Direction (déplacements, réunions, visioconférences)
- Contrôle des échéances liées à l'agenda du Préfet
- Préparation des dossiers des Adjoints (commandes, suivi des retours, impressions)

Organiser :
- Réunions
- Visioconférences
- Déplacements

Accueillir :
- Aide à l'accueil et à l'accompagnement des nouveaux agents du SGAR
- Aide à l'accueil des participants aux réunions de services
- Aide à la planification et organisation de moments de convivialité

Suppléer :
- Continuité de service à assurer en cas d'absences de collègues

COMPÉTENCES REQUISES
Outiller :
- Mise à jour des connaissances liées aux différentes plateformes ou logiciels utilisés au quotidien
- Capacité à appréhender les nouveaux outils liés aux visioconférences (programmation et lancement)

S'appuyer sur des qualités relationnelles :
- Aptitude à travailler en équipe
- Sens de l'écoute
- Disponibilité selon l'activité du service
- Discrétion
- Discernement
- Diplomatie
- Maîtrise de soi
- Sens de la pédagogie

Les activités ont vocation à s'inscrire dans un pôle d'assistant(e)s mutualisé(e)s, dont les missions s'adapteront à l'actualité du service et seront supervisées par un chef de pôle. Ce pôle, à l'heure actuelle, ne prend pas en charge le secrétariat des agents placés sous l'autorité de la SGAR et des SGAR Adjoints (logistique salles, visios, reprographie, parapheurs.) sauf circonstances exceptionnelles.

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale