Assistant de Direction - Responsable du Secrétariat de la Secrétaire Générale H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Vos activités principales

En tant que responsable du secrétariat, le titulaire du poste sera affecté, sous l'autorité du chef de cabinet et de son adjoint, au cabinet de la secrétaire générale du ministère de la justice et assurera le pilotage et l'encadrement de proximité d'un secrétariat commun assurant le secrétariat de la secrétaire générale, des deux secrétaires généraux adjoints, du directeur de cabinet, du chef de cabinet et de son adjoint. Il sera chargé d'animer, coordonner et superviser les activités et missions incombant au secrétariat :
- La prise de rendez-vous et la tenue des agendas,
- La réception des appels téléphoniques,
- L'organisation et la préparation logistique des réunions (gestion des réservations de salles avec l'outil Gesroom ou en lien avec le service concerné, installation de la salle retenue, bon accueil des participants, etc),
- L'élaboration de la correspondance courante et travaux dactylographiques,
- Le classement des dossiers et les recherches documentaires,
- L'annonce et l'accueil des visiteurs,
- La constitution des dossiers, sous la coordination du directeur de cabinet et de la chefferie de cabinet,
- L'animation du réseau des secrétariats des services du secrétariat général,
- Le traitement des courriers et le suivi des parapheurs.

Sous l'autorité du chef de cabinet et de son adjoint, le/la responsable du secrétariat assure l'animation et le pilotage quotidiens de l'équipe composée de 3 assistantes (répartition des missions, organisation quotidienne du service de l'ouverture jusqu'à la fermeture, planification des congés, répartition entre les sites).

Poste de secrétaire administratif relevant du groupe RIFSEEP 1. Poste alternant entre les sites du Millénaire et de Vendôme, selon les agendas de la direction.

Nombre d'agents à encadrer (en autorité fonctionnelle)

A 2 B 1 C

Connaissances
Connaissance pratique du fonctionnement du ministère de la Justice

Savoir-faire
Bonne maîtrise des logiciels de traitement de texte et
Tableur (Word et Excel - One Note) / CHORUS DT / Messager V2
Parfaite connaissance des techniques de secrétariat
Gestion du courrier électronique
Capacité d'adaptation et disposition à développer de nouvelles compétences
Une expérience managériale serait appréciée
Afficher la suite
Savoir-être
Parfaite discrétion professionnelle
Sens de l'organisation et de la méthode
Disponibilité et goût du travail en équipe
Sens des relations humaines, capacité à fédérer un collectif
Esprit d'initiative

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Une expérience dans un secrétariat de direction ou de service est indispensable

Une expérience de secrétariat au sein d'un cabinet ministériel serait un atout