Assistant - Assistante de Direction H/F - Association L'essor

Missions principales :
L'Assistant(e) de Direction assiste le Directeur Général dans l'organisation quotidienne de ses missions, contribue au bon fonctionnement du siège de l'association (regroupant l'ensemble des fonctions supports de l'association et facilite la coordination entre les différents services et partenaires. Elle/il veille à la qualité, la confidentialité et la fluidité des informations circulant dans et hors de la direction générale. Elle/Il participe à l'organisation et la mise en oeuvre de projets transversaux (administratifs, communication.)

1. Appui direct à la Direction Générale
- Gérer l'agenda, les priorités et les déplacements du Directeur Général
- Organiser les réunions, rédiger les ordres du jour, préparer les dossiers, en assurer le compte rendu et le suivi
- Rédiger et envoyer les convocations aux réunions des représentants du personnel
- Traiter les courriers, e-mails et appels entrants en filtrant les priorités
- Rédiger diverses courriers (administratif, RH...)
- Préparer des supports de communication (note, présentation, synthèse)

2. Soutien à la gouvernance
- Organiser les réunions du Conseil d'Administration, du Bureau, de l'Assemblée Générale et autres moments institutionnels
- Préparer les dossiers et documents réglementaires, assurer leur mise à disposition
- Rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des délibérations
- Assurer la publication du rapport annuel : suivi de l'édition des contenus par les différents services, relance des contributeurs, relecture et gestion de la publication
- Participer à la formalisation du document

3. Coordination administrative
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des rendez-vous au siège de l'association
- Participer à la mise en oeuvre, mise à jour et au suivi des procédures administratives internes
- Assister dans la gestion de projets transversaux (qualité, développement des partenariats et du mécénat etc.)
- Veiller au suivi, classement et archivage des dossiers administratifs, des partenaires et fournisseurs suivis au siège
- Participation à la restructuration associative et l'évolution des outils numériques

4. Gestion de la communication
- Assurer la circulation efficace de l'information entre la Direction Générale et les services
- Participer aux dossiers de communication internes et externes, vérification régulière du site web, alimentation des contenus

5. Appui ponctuel au Service des Ressources Humaines
- Participer à l'élaboration des contrats de travail
- Participer à la mise en oeuvre de de la documentation RH, des rapports de pilotage RH
- Participer à la mise en place des élections professionnelles

Points particuliers :
Reprise d'ancienneté selon convention collective 66, expérience sur un poste similaire, idéalement dans une structure associative ou médico-sociale, connaissance du fonctionnement associatif et/ou du secteur de la protection de l'enfance appréciée

Experience : 3 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Google Workspace,Maîtrise bureautique : Excel, Word,attestation d'honorabilité

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.