Secrétaire Auprès de l'Udap du Puy-De-Dôme H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Placé sous l'autorité directe du chef de service, le titulaire du poste assurera les missions suivantes :
Fonctions mutualisées et réparties entre les 2 secrétaires. Un découpage territorial est envisagé et à formaliser suite à la prise de poste (-1/2 et 3*)
1- L'accueil des usagers et le secrétariat :
- Assurer l'accueil téléphonique
- Traiter le courrier
- Assure l'accueil des stagiaires
- Assurer l'accueil du public, rendez-vous et accompagner les demandeurs sur des solutions dans les domaines traités par le service, réponses de niveau 1
- Interface avec services de l'État (DDT, DREAL, préfecture) et collectivités territoriales
- Assurer la gestion des agendas et la préparation des RV
- Assurer le suivi du planning hebdomadaire des agents du service (congés, absences, formations)
- Fournitures et fonctionnement : référent du service.

2- La participation à l'instruction des dossiers d'urbanisme :
- Assurer l'enregistrement et la répartition des dossiers en fonction des secteurs
- Enregistrer et localiser les dossiers d'autorisation de droit des sols non dématérialisés et assurer l'interface avec les services instructeurs
- Assurer l'envoi des courriers recommandés
- Assurer le suivi des courriers de réclamation et des procédures contentieuses
- Assurer le suivi des dossiers d'urbanisme (les projets de territoires : petite ville de demain, action coeur de ville, projet éolien et avis pour les Commissions Départementales de la Nature des Paysages et des Sites)
- Assurer en lien avec l'agent responsable, le suivi administratif de la procédure d'élaboration des documents de protections du patrimoine (gestion des tableaux de suivi, recueil des pièces administratives, veille sur le suivi de la procédure, suivi des dossiers de subvention) :
- Mise en place des périmètres délimités des abords
- Mise en place des Sites Patrimoniaux Remarquables
- Gestion administrative des dossiers DETR via démarche simplifiée
- Suivi des programmations financières (subventions abords)
- Aider à la rédaction du rapport annuel d'activité, notamment la production des statistiques.

3- La participation au suivi des dossiers patrimoniaux :
- Agent référent pour le suivi administratif des MH État (Cathédrale, Chazerat, Gergovie) en lien avec les ABF et l'Ingénieur. Suivi et relance des vérifications périodiques. Mise à jour des tableaux de pré-programmation et programmation, suivi financier des travaux ABF (entretien et réparation).
- Agent référent sur le logiciel AGREGEE
- Enregistrement des demandes de travaux sur MH, centralisation des avis et diffusion auprès des services
- Suivi des dossiers fondation du patrimoine. Préparation des dossiers
- Interlocuteur des propriétaires de monuments historiques
- Suivi de la chaîne du contrôle scientifique et technique
- Suivi des programmations financières (subventions MH entretien).

4- La gestion des archives :
- Archivage des dossiers (papier et numérique).

Compétences principales mises en oeuvre : (cotés sur 4 niveaux initié - pratique - maîtrise - expert)
Compétences techniques :
- Maîtrise des applications métiers standards et spécifiques (maîtrise traitement de texte, tableur et statistiques, présentation, messagerie Outlook, Gestauran, Patronum, Open ADS et Agrégée)
- Pratique des outils collaboratifs
- Connaissance des pratiques de rédaction administrative
- Connaissances des techniques de communication écrite et orale
- Connaissance de l'environnement professionnel d'une UDAP (missions et activités, réglementation liée aux espaces protégés, interlocuteurs?)
- Connaissance en droit de l'urbanisme et du code du patrimoine
- Maîtrise des représentations dans l'espace (plans de situations, de masse, vues en 2D ou 3D...)
Savoir-faire :
- Analyser une demande
- Accueillir, réceptionner et transmettre les sollicitations ou informations, vérifier, donner suite et rendre compte
- Enregistrer, classer des documents (format papier / numérique), archiver
- Qualités rédactionnelles
- Hiérarchiser les priorités au sein des missions pour maîtriser les délais
- Comprendre et savoir appliquer une réglementation
- Savoir communiquer et s'adapter aux différents interlocuteurs, internes ou externes
Savoir-être :
- Goût pour le travail en équipe
- Sens des relations humaines
- Être rigoureux et organisé
- Faire preuve de discrétion
- Être autonome
- Capacité d'adaptation