Gestionnaire ADV H/F - Maison Helya

Eliya propose un concept d'hôtellerie haut de gamme au domicile des particuliers. A la manière d'un hôtel, le personnel dédié gère des résidences et propose à demeure des services hôteliersPoste : Gestionnaire ADV H/F
Localisation : Paris 1er
Période : Octobre 2025
Contrat : CDI temps plein

Au sein du Groupe Oui Care, Maison Helya incarne avec passion les Savoir-Faire d'excellence des métiers du service à la personne.

Maison Helya emploie et met à disposition de ses clients, de façon régulière ou ponctuelle, un large éventail de personnel de maison : intendant de maison, valet et femme de chambre, majordome, lingère, assistant personnel, chef privé, maître d'hôtel, chauffeur de maître, dame de compagnie, jardinier, professeur particulier,.

En rejoignant notre Maison, vous êtes au coeur de notre attention et adhérez à notre philosophie : cultiver la curiosité, viser l'excellence et avoir un sens absolu de la confidentialité et de la discrétion, qualités indispensables pour réussir et s'épanouir durablement.

Nous recherchons un Gestionnaire Administration des Ventes (H/F) pour participer à la gestion courante de l'exploitation et aider l'équipe au quotidien.

Vous aurez un rôle clé dans le bon fonctionnement de nos opérations administratives et aurez la responsabilité de divers aspects de la gestion de bureau au sein d'une équipe à taille humaine ; vous aurez à ce titre les missions suivantes :

Missions & responsabilités du Gestionnaire ADV H/F :

1. Administration des ventes
Assurer la gestion administrative des contrats et prestations
Gérer les dossiers de remboursement des sinistres auprès des assurances
Établir et suivre la facturation des clients et assurer le lien avec la comptabilité groupe
Établir des devis pour les clients et prospects

2. Gestion des plannings :
Établir et suivre les plannings des intervenants salariés
Réceptionner les temps de travail des salariés et intégrer les données dans le logiciel de gestion d'activité
Tenir à jour l'ensemble des données du logiciel interne en fonction de l'activité
Préparer et gérer les éléments de variables de paies
Gérer les téléphones et les badges de télégestion
Gérer et suivre les absences des salariés
Organiser et suivre les visites médicales

3. Back office administratif :
Assurer le secrétariat et la gestion des communications internes et externes
Gérer le classement, l'archivage et la mise à jour les documents administratifs et veiller à leur bonne organisation
Effectuer la saisie de données avec précision
Gérer les stocks et réaliser les achats et commandes de fournitures
Réceptionner, scanner et transmettre les notes de frais pour validation
Assurer si besoin la gestion des clés clients
Organiser et assurer ponctuellement les livraisons clients

Profil recherché :
De formation Bac +2, ce poste est idéal pour une personne organisée, proactive et désireuse de contribuer à l'efficacité de notre organisation et si vous justifiez idéalement d'une expérience administrative significative dans un rôle similaire.

Compétences clés :

Pour réussir dans ce poste, vous possédez :
Un sens aigu de l'organisation et la capacité de gérer plusieurs tâches simultanément
Une forte rigueur
Un goût avéré pour les chiffres
Une forte réactivité
La maîtrise des outils Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
Un sens inné de la satisfaction client et de la recherche de solutions
Une capacité à anticiper les besoins et à travailler en transversal
Discrétion et respect de la confidentialité dans le traitement des informations

Nous attendons également :
Une excellente maîtrise du français (écrit & oral), l'anglais serait un plus.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Assurer un accueil téléphonique, Effectuer le suivi des commandes, la facturation

Langues : Anglais souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Autres services personnels n.c.a.

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).