Mad - Assistant de Direction H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Assister la direction du laboratoire dans la gestion et l'animation de la communauté scientifique au sein d'un environnement multi-tutelles.

Poste intégré au secrétariat général du laboratoire, placé sous l'autorité du directeur/de la directrice de l'unité.

Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'unité

Communiquer avec les services et les partenaires extérieurs

Tenir l'agenda, organiser les déplacements et suivre les échéances de la direction de l'IEP

Gérer le circuit des signatures

Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative

Participer à la gestion des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées/gestion des congés

Assurer la circulation de l'information au sein du laboratoire

Traiter le courrier/ courriel générique et de la direction : suivi, distribution aux membres concernés, archivage

Mettre en forme les divers documents (courriers, mails, rapports, supports de communication...) et en assurer la diffusion

Vérifier, diffuser et archiver les comptes rendus ou relevés de décision et en assurer le suivi

Proposer et déployer des outils collaboratifs

Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative et/ou RH

Élaborer des tableaux de bord et les alimenter, produire des bilans sur l'activité du laboratoire, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, et/ou ressources humaines de l'unité

Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du laboratoire et de ses manifestations scientifiques (conférences, réunions, séminaires, colloques)

Connaissances
Objectifs et projets du laboratoire
Outils bureautiques, numériques et collaboratifs
Techniques d'élaboration de documents
Techniques de communication

Savoir-faire
Gestion de projet
Aisance rédactionnelle et orale
Aisance avec les outils numériques et les solutions collaboratives
Concevoir des tableaux de bord
Réaliser des synthèses, des rapports ou des documents

Savoir-être
Organisation, rigueur, fiabilité, réactivité, discrétion
Sens relationnel, esprit d'équipe et sens du collectif
Force de proposition et créativité
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Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Gestion administrative