Assistant de Direction H/F - HLM

HABITAT RÉUNIo Administration interne d'Habitat Réuni
Assistanat de direction
- Appui au directeur général et à chaque membre de l'équipe
Diverses tâches administratives : accueil des visiteurs et accueil téléphonique, rédaction et gestion des courriers (envoi, classement...), préparation des supports prises de RV, organisation de réunions,
- Logistique des événements (4 à 5 événements significatifs par an)
- Classement et archivage de la structure
Gestion et optimisation des contrats et abonnements de la structure en lien avec le directeur administratif et financier : gestion du tenant O365 et divers fournisseurs d'exploitation
Suivi des marchés publics en lien avec les responsables opérationnels des marchés : mises en ligne des appels d'offre, suivi des réponses, collecte et gestion des pièces obligatoires à fournir par les prestataires...
Gestion du déménagement des locaux dans le centre de Paris en lien avec l'équipe et le directeur général. Déménagement programmé fin 2026.
Suivi RH en lien avec la secrétaire générale : congés, tickets restau, (logiciel Eurécia)
Suivi de la facturation en lien avec le directeur financier (Logiciel Pennylane) : émission des factures (env 200 par / an) et suivi des encaissements

o Administration du groupe coopératif Habitat Réuni en lien avec les 35 bailleurs membres
Secrétariat Juridique, pour les instances de notre société (Assemblées générales, conseil d administration, comités stratégiques...)
- Gestion des participants, convocations, suivi du quorum
- Mise en forme des supports
- Formalisation et suivi de la mise en oeuvre des décisions
- Collecte des comptes rendus, enregistrement dans les registres et publication au greffe
Facturation et paiement des cotisations
Suivi et mise à jour de l'annuaire des associés en lien avec les assistantes de direction des bailleurs membres
Suivi des obligations des membres du groupe : reporting obligatoire : collecte et classement des pièces
Contribution à la communication du groupe : réalisation de supports, mise à jour du site internet et de la plateforme collaborative
Gestion des formations interbailleurs en lien avec les prestataires de formation

Savoir être
o Esprit d'équipe et sens du service, qualité relationnelle
o Polyvalence, autonomie
o Très bonne organisation personnelle,
o Esprit méthodique, rigoureux, proactif
o Capacité d'initiative,
o Ténacité
Discrétion

Savoir Faire
o Niveau Bac +2 minimum,
o 10 ans minimum d'expérience en tant qu'assistant de direction dans une structure privée.
Excellentes capacités rédactionnelles, Maîtrise de la suite Office 365 + CANVA
Une connaissance du monde coopératif et du secteur immobilier serait un plus.