Assistante Technique et Travaux H/F - Gitec Human Resources

GITEC MATHURINS recrute pour son client, société à taille humaine située au coeur de Paris, une assistante administrative et travaux H/F dans le cadre d'un CDD de 3 mois renouvelable.

Rattaché(e) à l'équipe travaux, composée de 5 personnes, vous aurez pour principales missions :

1. Assistanat du Directeur Travaux et Directeur Adjoint :
- Courriers, agenda, rédaction de comptes-rendus des réunions de service
- Archivage : vérifier que les documents papiers du service sont scannés et classés sur le serveur.
- Organiser l'archivage papier ou la mise en destruction des documents selon les échéances du tableau de gestion des archives.

2. Assistanat des Responsables Travaux/Maintenance :
- Suivi administratif : rédaction, mise en signature et diffusion des lettres de commandes et bons de commande, courriers divers aux intervenants/prestataires
- Suivi des procédures marchés subséquents des accords-cadres Travaux et Maitre d'oeuvres (contribution à la notification des courriers aux non retenus + notification des contrats)
- Scan, copie et enregistrement des factures sur le serveur, transmission des factures originales au service comptabilité, et classement papier et informatique des factures une fois saisies dans les tableaux budget et dépenses par l'assistante Technique et Administrative de la Direction Travaux
- Assurer ponctuellement les RDV avec les concessionnaires sur les locaux si la charge de travail le permet

De niveau supérieur Bac +2/3 en assistanat, vous avez impérativement une expérience confirmée (5 ans minimum) dans un poste d'assistante administrative dans les domaines du bâtiment. Vous disposez d'un grand sens du travail en équipe et de la transversalité, vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et réactif(ve). Idéalement, sensibilisation aux procédures d'achats soumises au code de la commande publique Maîtrise des outils informatiques (Teams - Pack Office) Déplacements ponctuels à prévoir (sur Paris)

Experience : 5 An(s)

Compétences : Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), Suivi de dossiers techniques, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Archiver des dossiers et documents de référence, Coordonner les réponses aux appels d'offres, Effectuer le suivi des commandes, la facturation, Faciliter la collaboration entre les équipes techniques, Gérer la communication interne et externe, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Maintenir à jour les dossiers administratifs, Organiser des réunions et des visites de chantier, Préparer les dossiers techniques pour les réunions, Rédiger des comptes rendus de réunion clairs et concis, Répondre à un appel d'offres, Suivre l'avancement des projets techniques

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Activités des agences de travail temporaire

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.