Gestionnaire Administratif à la Division des Examens et Concours H/F - Rectorat de l Academie d Orleans Tours

L'Académie d'Orléans-Tours recrute un gestionnaire administratif à la division des examens et concours à compter du 1er septembre jusqu'au 31 août 2026.

Mission principale :
Gérer l'organisation des examens/concours, de l'inscription des candidats à l'édition des diplômes /résultats
ou Assurer la conception et la mise à disposition des sujets d'examens et veiller au bon déroulement des épreuves

Environnement de l'emploi :
La Division des Examens et Concours (64 personnels) assure :
- L'organisation sur le territoire de l'académie d'Orléans-Tours, de tous les examens nationaux, Diplôme National du Brevet, Examens pré-bac, Examens professionnels, Baccalauréats, BTS, diplômes comptables (100 000 candidats) ;
- L'organisation des concours de recrutement des personnels administratifs et enseignants.
Pour mener à bien ces missions, dans le strict respect des procédures, la DEC recrute des personnels aimant apprendre, sachant faire preuve de rigueur, d'autonomie, d'implication et souhaitant travailler en équipe, dans l'entre-aide mutuelle et la solidarité.

Activités spécifiques à l'organisation des examens et concours
- Assurer une veille juridique sur la réglementation des examens/des concours
- Contrôler l'éligibilité des candidats et la conformité de leur inscription
- Élaborer avec les inspecteurs et les chefs d'établissement / les présidents de jurys de concours, le schéma d'organisation de la session d'examen/de concours
- Affecter les candidats dans les centres d'examens/de concours
- Convoquer les jurys
- Organiser les phases de corrections et délibération
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du public (demandes de renseignements, de diplômes)

Activités spécifiques au bureau des sujets
- Suivre en lien avec les corps d'inspection et avec les consignes ministérielles, la conception des sujets d'examens nationaux. Assurer leur relecture et mise en forme
- Assurer la reproduction et la distribution des sujets d'examens aux centres épreuves
- Participer à l'envoi du matériel examen / des sujets aux établissements
- Assurer la veille pendant les épreuves

Activités communes
- Assurer le suivi financier des frais de mission et rémunérations des intervenants
- Vérifier la saisie IMAGIN des frais de mission et de rémunération déclarés par les différents intervenants
- Assurer la prise en charge des requêtes de ces personnes (par téléphone, mail)
- Utiliser les différents logiciels spécifiques aux examens IMAGIN - CYCLADES)

Contexte et spécificités :
Travail en lien direct avec les corps d'inspection, avec les chefs d'établissements, rythme soutenu en période d'examens, gestion du stress, disponibilité

Profil :

Compétences techniques - savoirs (formation à la prise de poste, puis régulièrement)
- Connaissance du système éducatif
- Connaissance de la réglementation relative aux examens ou concours
- Connaissance de l'organisation de la session d'examens ou concours
- Règles de gestion financière en matière de rémunération et frais de déplacement des jurys
- Maîtriser les logiciels de bureautique (Word-Excel) et des outils de communication (internet/messagerie)
- Maîtriser les logiciels professionnels (IMAGIN - CYCLADES)
- Respecter les délais de transmission des documents
- Partager et transmettre ses savoirs

Compétences relationnelles - savoir être
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Être rigoureux, méthodique, vigilant, attentif et réactif,
- Sens de l'écoute, patience, diplomatie
- Efficacité, réactivité et respect des procédures, solidarité
- Sens de l'organisation, capacité d'adaptation, autonomie
- Savoir rendre compte

Savoir-faire
- Savoir organiser son travail
- Savoir gérer les priorités et les aléas
- Savoir travailler en équipe
- Gérer les situations de stress
- Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
- Savoir inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Contrôler la conformité des données, Mettre à jour un dossier, une base de données, Utiliser les outils numériques

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.