Assistant de Direction Académique H/F - Universite Catholique de Lyon

Créée en 1875, L'Université Catholique de Lyon (UCLy) est historiquement la première université de la ville. L'UCLy est un établissement privé d'enseignement supérieur à but non lucratif concourant aux missions de service public, et qui porte ses valeurs dans le respect profond de la diversité des opinions et des cultures. L'UCLy accueille plus de 12 000 étudiants sur ses 2 campus Carnot et Saint-Paul dans l'hypercentre de Lyon (Lyon 2ème), et emploie environ 800 enseignants et administratifs.Dans le cadre d'un remplacement, en collaboration avec les Directeurs de Départements et rattaché(e) hiérarchiquement au Directeur Académique.

Principales missions :
*Accompagner la Direction Académique dans la gestion du Workload et des carrières :
- Suivi des plans de charge des enseignants,
- Suivi des activités complémentaires,
- Diffusion et mise en ligne les plans de production pédagogiques, calendriers et autres outils,
- Appui administratif aux Directeur.rice.s de Département.
- Gestion administrative des mémoires.

*Assurer la conformité des données compilées en tableau, data sheet et dashboard.

*Suivre l'élaboration, les mises à jour et la traduction de guides et de documents internes.

*Mettre en oeuvre et coordonner le processus de construction des syllabi :
- Construire une base de données à partir de plusieurs sources,
- Générer et diffuser les documents par publipostage,
- Assurer le suivi et le classement.

*Gérer le calendrier de la DIRAC, organiser des réunions, rédiger des CR et suivre les actions.

*Assurer le lien avec les services internes et le corps enseignant (en français et en anglais).

Profil et compétences
*Sens de l'organisation, ouverture d'esprit et esprit d'initiative,
*Excellente maîtrise de l'environnement numérique :
Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams, Google Drive.
*Capacité à se familiariser rapidement avec de nouveaux outils,
*Réelle appétence pour le traitement des données,
*Rigueur, efficacité, autonomie,
*Capacité à gérer les priorités,
*Sens de l'accueil, capacité d'adaptation, bon relationnel,
*Pratique professionnelle de l'anglais (écrit et oral),
*Capacité à travailler en équipe.

Formation : Bac +2, de formation, vous disposez d'une expérience similaire de minimum 2 ans.

Poste à pourvoir : dès que possible

Experience : 2 Mois

Langues : Anglais exigé

Qualification : Agent de maîtrise

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.