Assistant de Direction H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Intitulé du poste : Assistant de direction - F/H
Catégorie : B
Quotité d'affectation sur le poste : 100%
Branche d'Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d'Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien (TECH) / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat / Domaine de formation souhaitée : secrétariat, gestion administrative
Groupe fonctions (RIFSEEP) : Groupe 3

Gestion administrative :
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le fonctionnement de la composante
- Assurer l'accueil et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier
- Assurer la gestion des messages téléphoniques et électroniques
- Saisir, alimenter et mettre à jour des bases de données, tableaux de bord, mailings listes de l'IUT dédiées à la gestion administrative
- Saisir et mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser
- Centraliser, classer, archiver et numériser les documents de l'IUT
Secrétariat de direction :
- Assister la Directrice et la Directrice administrative
- Gérer les agendas de la Directrice et de la Directrice administrative (prise de RDV, organisation des réunions et déplacements, contrôle des échéances...)
- Assurer l'interface entre les différents services et départements de la composante, la Directrice, la Directrice administrative et les services centraux de l'Université
- Organiser le circuit de traitement et de signature des parapheurs
- Elaborer et suivre le calendrier annuel de l'IUT
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Recueillir, traiter, diffuser et faciliter la circulation des informations internes et externes
- Assister les personnels et les usagers et répondre aux demandes d'information
- Assurer le soutien logistique de l'activité de la Direction
- Gérer les commandes de la Direction (fournitures, plateaux repas, café...)
- Contribuer à la gestion des cartes professionnelles et à leur programmation dans MATRIX
- Valider les demandes de réservation des salles communes de l'IUT sur Hyperplanning au fil de l'eau
Suivi des conventions dans i-parapheur :
- Insérer les conventions sur l'application i-parapheur après vérification des dispositions obligatoires et de la mise en forme
- Suivre le circuit de signature en collaboration avec le cabinet de la Présidence
- Transmettre les conventions signées aux différents partenaires
- Diffuser les conventions aux services concernés de l'IUT
Gestion des élections :
- Organiser administrativement et gérer la logistique de toutes les opérations électorales de la composante (Conseils centraux, Conseil d'Institut, conseils de département...)
- Diffusion et afficher les informations électorales
- Assurer la tenue des bureaux de vote
Organisation administrative et logistique des réunions institutionnelles :
- Assurer en lien avec la Directrice...

Connaissances
Organisation et le fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur
Techniques d'élaboration de documents
Culture internet
Techniques de communication
Offre de formation de l'IUT
Compétences opérationnelles
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Capacités d'anticipation
Savoir rendre compte
Savoir rédiger (courriels, documents, comptes-rendus...)
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Compétences comportementales
Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs
Avoir le sens du relationnel
Être disponible lors des pics d'activités et être réactif
Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail
Avoir le sens du service public