Assistant·e de Direction H/F - Fonction publique de l'État

- Assistance de la direction de la DDT (60% temps) :
En lien étroit avec le binôme qui assure à temps plein les missions d'assistance de direction, l'agent est en charge de :
- Relations avec la préfecture et les interlocuteurs extérieurs
- Gestion des courriers et parapheurs soumis à la signature à la direction.
- Gestion des agenda et organisation de réunions
- Gestion en binôme des boîtes fonctionnelles DDT et Direction.
- Ponctuellement, consolidation des dossiers de la direction et rendu des dossiers demandés par la direction,
- Participe au comité de direction et en effectue les convocations et les comptes rendus

Travail en binôme avec une seconde assistante de direction avec qui une suppléance est organisée.

Assistance de prévention (20% du temps de travail), notamment :
- Mettre en oeuvre le programme annuel de prévention des risques au travail, sur la base du document unique d'évaluation des risques professionnels et les documents liés (divers documents, registre de sécurité, etc.)
- Assurer la tenue des registres Santé Sécurité au Travail et le suivi des signalements
- Participer à la formation spécialisée du CSA et rendre compte de l'activité

Assurer le suivi de l'archivage pour la DDT (20% du temps de travail)
- Participer à la mise en oeuvre d'une politique de sensibilisation et de formation au classement et à l'archivage en direction des services en proposant et concevant les actions de communication nécessaire
- Animer le réseau des correspondants archives des services de la DDT
- Être le correspondant des archives départementales, de l'archivage en DREAL dans les phases de versement et d'élimination des archives
- Piloter la prestation de service d'archivage final et à l'élimination des archives,
- Apporter ponctuellement un appui aux services sur l'utilisation du logiciel SIAM et /ou l'usage des dossiers archivés

Compétences techniques :
- Connaissance des institutions et des différentes missions de la DDT
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels pour assurer la fonction de communication
- Maîtrise des processus et circuits de décision, compte-rendu
- Maîtrise des outils de classement informatiques
- Connaissance des techniques d'archivage

Compétences transversales :
- Connaissance des différentes missions de la DDT
- Rigueur, méthode
- Autonomie et capacité d'initiative
- Savoir rendre-compte
- Bonne expression écrite et orale

Compétences relationnelles :
- Savoir accueillir, écouter et communiquer
- Capacité d'adaptation indispensable (interlocuteurs et situations très divers)
- Discrétion

Mode d'acquisition : tous modes nécessaires, formation et tutorat interne