Secrétaire de Direction H/F - Groupe Accueil et Confort pour Personnes

Relevant du secteur médico-social, le Groupe associatif ACPPA, rassemble près de 2700 hommes et femmes passionnés, investis dans leur métier qui partagent des valeurs fortes. Implantés sur le territoire national, ils accompagnent chaque jour plus de 6 400 personnes âgées.

Notre Groupe conforte son développement au travers de 2 activités d'expertise : l'accueil et l'accompagnement des personnes âgées du domicile à l'institution, la formation et le conseil.

Le siège social, où vous exercerez votre activité est situé dans un magnifique parc arboré sur les hauteurs de Francheville. Desservi par les transports en commun (bus ; train) et pourvu d'un parking réservé au personnel.

Consultez notre blog : Le Blog - DU GROUPE ACPPA

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de l'Assistante de Direction, la Secrétaire de Direction a pour mission générale, dans le respect du système de management qualité-risques :

De mettre toute sa compétence, son engagement et son expertise pour assister, au quotidien, l'Assistante de Direction dans sa fonction et plus largement la Gouvernance (Direction Générale, Présidence, Conseil d'Administration).

Missions principales :
Accueil et gestion administrative générale
Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Direction Générale,
Réceptionner et répartir le courrier du siège (hors ouverture), gérer l'ouverture et l'envoi du courrier de la Direction Générale,
Suivre le circuit des signatures de la Présidence et de la Direction Générale,
Gérer les commandes et stocks de fournitures de bureau pour le siège social,
Assurer le suivi opérationnel de la maintenance courante et des prestataires de services (poste, affranchissement, machine à café, gestion des clefs et documents des véhicules de service, etc.)

Gestion des agendas et déplacements
Gérer les agendas du Directeur Général et de la Présidente,
Organiser les déplacements (réservations, abonnements, suivi des factures) pour la Direction Générale, la Présidence et les administrateurs,
Contribuer à l'organisation d'évènements internes du groupe (assemblées, remises de médailles, etc.)

Organisation des réunions et instances statutaires
Planifier et organiser les réunions des instances (Bureau, CA, AG.),
Préparer les convocations, trames de comptes rendus, dossiers, commandes de prestations associées (cocktails, plateaux repas.)
Assurer le suivi administratif des décisions (extraits de délibérations, déclarations en Préfecture ou Greffe, tenue des registres, appels de cotisation)

Rédaction et gestion documentaire
Rédiger et mettre en forme des courriers, documents administratifs ou de suivi,
Assurer le classement, la copie, la numérisation et l'archivage des documents,
Mettre à jour les bases de données de contacts et de partenaires (répertoire DG, fichiers administrateurs, fichiers de délibérations)

Référent(e) de la politique voyage du groupe
Piloter la politique voyage du Groupe ACPPA et assurer le lien avec l'agence de voyages partenaire
Suivre les données de déplacements, coordonner avec les établissements, préparer les points de suivi trimestriels et la revue annuelle du contrat.

Modalités du poste :
Type de contrat : CDI à temps plein
Prise de poste : Dès que possible
Lieu : Siège social - Francheville (69340)
Rémunération : 2 200 € brut/mois (+prime de fin d'année incluse + reprise d'ancienneté selon profil et expérience).

Nous rejoindre c'est aussi profiter :
D'une mutuelle d'entreprise,
D'une reprise d'ancienneté,
Des avantages d'un Comité Social et Economique,
De repas à des prix avantageux,
D'actions diverses dans le cadre de notre politique engagée pour une bonne Qualité de Vie au Travail,
D'un Plan de Mobilité Durable,
D'un accord télétravail,
D'un Groupe d'envergure nationale avec plus de 40 ans d'expertise en gérontologie offrant de nombreuses possibilités d'évolution interne.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgées

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.