Gestionnaire de Scolarité Second Cycle Réf. 30981 H/F - Sorbonne Universite

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.
Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de médecine qui disposent d une importante autonomie de mise en ?uvre de la stratégie de l université dans leur périmètre sur la base d un contrat d objectifs et de moyens.Au sein du Service de la scolarité « 2ème cycle » de la Faculté de santé de Sorbonne Université.

Localisation : site Saint-Antoine, Paris 12ème

Fonctions : Gestionnaire de scolarité second cycle
Emploi-type : Technicien.ne en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels.

Mission : gestionnaire de scolarité - gestion de la 5 et 6ème année du cursus médecine (2ème et 3ème année du Diplôme de Formation Approfondie en Sciences Médicales - DFASM2-3

Activités principales :

- Inscription des étudiants

- Gestion des plannings des enseignements :
o Elaboration des plannings
o Transmission des plannings aux enseignants et aux étudiants
o Gestion des modifications de planning
o Mise en ligne du planning (MOODLE)

- Mise en ligne de documents pédagogiques (MOODLE)

- Gestions des conférences
o Vérification de la mise en ligne sur la plateforme UNESS des conférences
o Inscriptions des étudiants et paramétrages
o Démarrage de la conférence dans la salle

- Gestion des stages hospitaliers
o Gestion des attestations de validation de stages
o Saisie des validations de stages dans la base de données (APOGEE)
o Organisation des examens oraux de stages :
1) Transmission des groupes d'étudiants aux jurys
2) Collecte des notes

- Gestion des évaluations des enseignements et des stages :
o Traitement des évaluations
o Transmissions aux enseignants ou Chefs de services hospitaliers

- Gestion des examens :
o Organisation des épreuves
o Traitement des résultats
o Organisation des jurys de délibération

- Délivrance de documents administratifs (certificats de scolarité, relevés de notes, .)

- Gestion des dossiers de transfert
o Renseignement des usagers
o Réception de dossiers et étude de leur recevabilité
o Préparation de la commission de transfert

- Accueil physique et téléphonique

- Participation à l'organisation des épreuves dématérialisées nationales (dont les épreuves préparatoires)

- Participation aux différentes tâches transversales : archivages, organisation des élections, ...

Conduite de projets : non

Encadrement : non

Conditions particulières d'exercice: Contraintes horaires en période d'inscriptions et d'examens

Experience: Débutant accepté

Compétences: Législation sociale,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires,Disponibilité et réactivité,Adaptabilité et autonomie,Sens de l'analyse et force de proposition,Fonctionnement de la recherche et enseignement sup,Maitrise plateformes numériques : MOODLE, UNESS,Outils informatiques standards de bureautique ,Maitrise de la base de données APOGEE,Organisation et fonctionnement Sorbonne Université,Bon relationnel et sens du travail en équipe,Techniques de secrétariat

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.