Assistant - Assistante de Gestion d'Entreprise H/F - Pôle Emploi

Dans le cadre d'un contrat pour remplacement absence longue maladie renouvelable, nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve), vous prendrez en charge (en Binôme) diverses missions administratives et assisterez l'équipe dirigeante. Vous pouvez travailler sur 5 jours ou 4 jours (8h30 à 18h pause de repas 1h). Poste du lundi au vendredi.

Votre mission consistera principalement à traiter les documents administratifs nécessaires aux processus internes : enregistrement des différents contrats d'apprentissage, préparation des contrats de travail, vous veillerez au maintien des différents agréments et habilitations métiers et au renouvellement des formations obligatoires et visites médicales + DUERP, . mais également à relancer les factures clients impayées.

En renfort (surtout sur la période de chauffage), vous pourrez avoir à traiter et qualifier les nombreux appels, préparer les dossiers d'intervention (0 papier) selon les agendas des membres de l'équipe technique.

Pour ce poste, nous recherchons un candidat capable de faire preuve d'une grande rigueur professionnelle dans l'exécution quotidienne de ses responsabilités avec :
- une maîtrise avancée des outils bureautiques tels que Microsoft Office.
- un excellent sens de l'organisation accompagné d'une capacité à établir rapidement des priorités.
- des compétences prouvées en communication écrite et orale.
- une capacité confirmée à travailler en autonomie tout en s'intégrant facilement au sein d'une équipe solidaire qui vous soutiendra.

Une expérience dans un poste de gestion de petite entreprise du bâtiment est demandée.
Zone mal desservie par les transports en commun.

Experience: 2 An(s) - en secrétariat bâtiment/gestion PME

Compétences: Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de numérisation,Normes rédactionnelles,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Gestion administrative,BTS gestion de la PME,DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion des ressources humaines,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers,Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc),Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation),Mettre à jour un dossier, une base de données,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Utiliser les outils numériques,Classer des documents,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Réaliser des opérations comptables,Traiter les factures et les rapprochements bancaires,Vérifier les factures et les paiements,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Accueillir, orienter, renseigner un public,Fournir des informations claires et précises par téléphone,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir une relation clientèle de qualité

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Construction d'autres bâtiments

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.